Remboursement des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques est une compensation accordée par l'entreprise aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Ce remboursement peut couvrir des dépenses telles que le carburant, l'usure et l'entretien. Ainsi, les employés n'ont pas à se soucier des coûts liés à l'utilisation de leur véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise. Soldo propose également des solutions dédiées au paiement du carburant, comme les cartes carburant. Ces fonctionnalités de Soldo sont disponibles dans tous les pays où nous opérons.

Comment puis-je demander le remboursement des frais kilométriques dans Soldo ?

Lorsque vous utilisez un véhicule personnel dans le cadre de votre travail, vous pouvez ajouter vos frais kilométriques dans Soldo – le principe est le même que pour les avances de frais. Le montant du remboursement est calculé en fonction de la distance et du taux de remboursement. Les transactions sont ensuite vérifiées et validées comme dans le cas des avances de frais.

Pour simplifier le processus, les Admins et les Super Admins peuvent enregistrer les véhicules personnels dans Soldo et faire le calcul des taux de remboursement. Les employés peuvent ensuite enregistrer leurs demandes de remboursement en fournissant les informations nécessaires. Si un employé ne souhaite pas que son véhicule personnel soit enregistré dans Soldo, cet employé devra indiquer lui-même un taux de remboursement au moment de saisir sa demande de remboursement de frais kilométriques.

Admins et Super Admins : Comment enregistrer un véhicule personnel ou une liste de véhicules ? 

Les Admins et les Super Admins peuvent configurer les véhicules dans Soldo pour identifier et étiqueter facilement les transactions de carburant, et ajouter des taux de remboursement pour permettre aux employés de demander plus facilement et plus rapidement le remboursement de leurs frais kilométriques lorsqu'ils conduisent leur véhicule personnel lors de leurs déplacements professionnels. 

1. Allez dans « Configurer » et sélectionnez « Véhicules ».

2. Cliquez sur « Ajouter un véhicule ».

3. Ici, vous pouvez saisir l’immatriculation du véhicule ainsi qu’un nom et une description pour l’identifier facilement. Vous pouvez aussi indiquer le type de carburant (optionnel).

4. Précisez s’il s’agit d’un véhicule personnel ou appartenant à l’entreprise.

5. Pour les véhicules personnels, vous pouvez ajouter le taux de remboursement fixe par kilomètre, comme spécifié. Veuillez noter qu'un employé ne pourra pas modifier ces données lors d'une demande de remboursement de frais kilométriques. Toutefois, si son véhicule n'est pas répertorié ou si le taux n'est pas spécifié, l'employé devra saisir lui-même le taux de remboursement.

6. Enfin, veuillez choisir parmi les options de déduction de la TVA, le cas échéant.

7. Enregistrez le véhicule.

Pour les employés : Informations complémentaires à fournir pour une validation plus rapide 

Veillez à fournir autant d'informations que possible pour faciliter le contrôle. Voici ce que vous devrez indiquer. 

Distance : la distance que vous avez parcourue. Vous pouvez saisir manuellement les kilomètres parcourus ou utiliser la carte pour calculer automatiquement la distance.

Véhicule : le véhicule que vous avez utilisé pour votre voyage.

Taux de remboursement : le taux par km.

Date : la date à laquelle vous avez commencé le voyage.

Heure : l'heure approximative à laquelle vous avez commencé le voyage.

Montant remboursable : le montant dont vous demandez le remboursement.

Description du voyage : par exemple : « voyage d'affaires de Paris à Londres ».

Pièce jointe (facultatif) : vous pouvez ajouter vos preuves de paiement : factures, etc.

Note au responsable : commentaires à l’attention de la personne qui validera votre demande (informations complémentaires sur votre voyage).

Catégorie de la dépense (facultatif) : vous pouvez spécifier la catégorie de la dépense.

Pour les employés : Comment ajouter une demande de remboursement de frais kilométriques 

Les demandes de remboursement des frais kilométriques doivent s’ajouter comme une transaction. 

1. Allez à votre liste de transactions et cliquez sur le signe + pour ajouter une nouvelle transaction.

2. Sélectionnez « Remboursement des frais kilométriques ».

3. Saisissez la distance parcourue manuellement ou utilisez la carte pour faire le calcul automatiquement. Si vous utilisez la carte, saisissez le point de départ et d’arrivée et sélectionnez la distance en fonction de l’itinéraire emprunté. Vous devrez précisez s’il s’agit d’un aller simple, d’un aller-retour ou s'il y a eu plusieurs arrêts. Veuillez noter que l’unité de calcul de la distance est fonction du pays dans lequel vous vous trouvez (miles ou kilomètres) et ne peut pas être modifiée (par exemple, vous ne pouvez pas utiliser les km au Royaume-Uni).

4. Sélectionnez le véhicule personnel que vous avez utilisé pour votre voyage ou, s'il ne figure pas dans la liste, laissez le champ vide – un Admin ou Super Admin peut ajouter votre véhicule (voir ci-dessus). Si votre véhicule figure dans la liste, il est possible qu'un taux de remboursement lui soit déjà associé, si c’est le cas, vous ne pouvez pas modifier ce taux de remboursement. Dans le cas contraire, vous devrez saisir vous-même un taux de remboursement par km.

5. Saisissez ensuite les détails de votre voyage, dont la date et l'heure auxquelles vous avez voyagé. Vous pouvez décrire votre voyage si vous le souhaitez.

6. Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des pièces jointes (preuves de paiement) et une catégorie de dépense.

7. Vérifiez une dernière fois les informations fournies et cliquez sur « Demander le remboursement ».

    

Phase de révision

La demande de remboursement de frais kilométriques apparaît alors directement parmi les transactions à vérifier dans la section Analyse des dépenses. Le processus de révision est le même que dans le cas des avances de frais par les employés. Les frais kilométriques sont considérés comme des avances personnelles effectuées par l’employé.

Comme toute autre transaction, les demandes de remboursement de frais kilométriques feront l’objet d’une note de frais. Pour la consulter, il vous suffit d'aller dans la section « Dépenses » et de cliquer sur « Notes de frais ».

Vous pouvez également retrouver les transactions de frais kilométriques dans les sections « Utilisateurs » et « Rapports », en utilisant le filtre « Type de transaction ».