Le remboursement kilométrique est une compensation versée par l’entreprise aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Ce remboursement peut couvrir des frais tels que le carburant, l’usure et l’entretien. Ainsi, les employés n’ont pas à se soucier des coûts liés à l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Soldo propose également des solutions de paiement dédiées au carburant, comme les cartes carburant. Ces fonctionnalités sont disponibles dans tous les marchés où Soldo est présent.
Comment demander un remboursement kilométrique dans Soldo ?
Après avoir utilisé un véhicule personnel pour le travail, vous pouvez ajouter des transactions de remboursement kilométrique comme des dépenses personnelles. Le montant du remboursement est calculé en fonction de la distance parcourue et du taux de remboursement. Les transactions sont ensuite examinées et approuvées comme des dépenses personnelles.
Pour simplifier le processus de remboursement kilométrique, l’Administrateur et le Super admin peuvent enregistrer les véhicules personnels dans Soldo et configurer les taux de remboursement. Les employés peuvent ensuite soumettre une demande de remboursement en fournissant les informations requises.
Remarque : Si un employé préfère ne pas enregistrer les détails de son véhicule personnel dans Soldo, il devra saisir un taux de remboursement lors de la demande de remboursement kilométrique.
Comment configurer un véhicule ou une liste de véhicules
Dans Soldo, les Administrateurs et les Super admins peuvent configurer les véhicules afin d’identifier et de marquer facilement les transactions de carburant, ainsi que d’ajouter des taux de remboursement pour faciliter et accélérer les demandes de remboursement kilométrique des employés utilisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels.
- Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Configurer > Véhicules.
- Sélectionnez Ajouter un véhicule.
- Vous pouvez ici saisir le numéro d’immatriculation du véhicule, ainsi qu’un nom/une description pour en faciliter l’identification. Des champs facultatifs sont également disponibles pour le type de carburant.
- Précisez si le véhicule est un véhicule personnel ou un véhicule d’entreprise, en fonction du propriétaire.
- Pour les véhicules personnels, vous pouvez ajouter un taux de remboursement fixe par km ou mile, selon les spécifications.
Remarque : Les employés ne pourront pas modifier ce taux lors d’une demande de remboursement kilométrique. Toutefois, si leur véhicule n’est pas répertorié ou si le taux n’est pas spécifié, l’employé devra saisir lui-même un taux de remboursement. - Enfin, choisissez les options de déduction de TVA, si applicable.
- Enregistrez le véhicule.
Conseils pour accélérer le processus de validation
Fournissez autant d’informations que possible pour faciliter le processus de validation. Voici les éléments nécessaires :
Distance : la distance parcourue. Vous pouvez la saisir manuellement ou utiliser la fonction carte pour la calculer.
Remarque : Si vous sélectionnez un aller-retour, la distance affichée correspondra à l’aller simple, mais le Montant remboursable sera calculé sur l’ensemble du trajet.
Véhicule : le véhicule utilisé pour votre trajet.
Taux de remboursement : le taux par kilomètre ou mile.
Date : la date de début du trajet.
Heure : l’heure approximative de départ.
Montant remboursable : le montant calculé pour votre trajet selon la distance et le taux de remboursement.
Description du trajet : par ex. Un déplacement professionnel de Paris à Lyon.
Pièce jointe (facultative): vous pouvez ajouter une preuve de paiement, telle qu’une facture.
Note pour les réviseurs : vous pouvez saisir une note pour fournir des précisions sur le trajet.
Catégorie de dépense (facultative) : vous pouvez spécifier la catégorie de la dépense.
Comment soumettre une demande de remboursement kilométrique dans la web app
Astuce : Pour un guide rapide sur la création d’une demande de remboursement kilométrique depuis l’application mobile Soldo, consultez cet article : Remboursement kilométrique.
Pour soumettre une demande de remboursement kilométrique, vous devez l’ajouter en tant que transaction.
- Accédez à votre liste de transactions et sélectionnez Ajouter une transaction.
- Sélectionnez Remboursement kilométrique.
- Saisissez manuellement la distance du trajet ou utilisez notre outil carte pratique pour la calculer. Si vous utilisez la carte, saisissez le point de départ et la destination, puis sélectionnez la distance selon les itinéraires proposés. Vous devrez indiquer si le trajet était un aller simple, un aller-retour ou comportait plusieurs étapes.
Remarque : L’unité de mesure de distance dépend du pays où l’entreprise est enregistrée. Par exemple, si votre entreprise est enregistrée au Royaume-Uni, vous ne pouvez pas utiliser les kilomètres à la place des miles. - Sélectionnez le véhicule personnel utilisé pour le trajet ou laissez ce champ vide s’il n’est pas répertorié. Si le véhicule est présent, un taux de remboursement peut déjà y être associé, et vous ne pourrez pas le modifier. Sinon, vous devrez saisir un taux de remboursement par km ou mile.
- Saisissez ensuite les détails du trajet, y compris la date et l’heure approximative. Vous pouvez également ajouter une description.
- Enfin, vous avez la possibilité d’ajouter des pièces jointes comme preuves de paiement et de sélectionner une catégorie de dépense.
- Une fois les informations vérifiées, cliquez sur Demander un remboursement.
Phase de validation (facultative)
La transaction de remboursement kilométrique est envoyée directement dans la section Validation des dépenses. Les transactions sont examinées et approuvées comme les dépenses personnelles et sont considérées comme des transactions effectuées avec un moyen de paiement personnel.
Comme toutes les autres transactions, le remboursement kilométrique sera inclus dans une note de frais. Il suffit d’aller dans la section « Dépenses » et de cliquer sur « Notes de frais ».
Vous pouvez également retrouver les transactions de remboursement kilométrique dans les sections « Utilisateurs » et « Rapports » en utilisant le filtre « Type de transaction ».