Modification
Une fois l'examen des dépenses activé, vous pouvez modifier et configurer les paramètres à tout moment. Pour ce faire :
1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Dépenses > Examen des dépenses.
2. Sélectionnez Modifier.
3. À partir de là, vous pouvez accéder aux 3 onglets (Dépenses, Rappel, Processus d'examen) pour configurer votre processus d'examen des dépenses.
Ajouter une politique de dépenses
Vous pouvez inclure un lien vers votre politique de dépenses afin que les approbateurs puissent l'utiliser comme référence lors de l'examen des dépenses. Pour ce faire :
1. Depuis l'onglet Dépenses, sélectionnez Modifier à côté du lien vers la politique de dépenses.
2. Saisissez le lien vers votre politique de dépenses, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
Configurer les rappels
Grâce aux rappels, vous pouvez définir des règles pour vous assurer que les utilisateurs ajoutent les informations obligatoires à chaque transaction et configurer des e-mails automatiques pour rappeler aux utilisateurs de compléter les informations manquantes.
1. Sélectionnez l'onglet Rappel.
2. Sélectionnez Aller aux rappels.
3. Sélectionnez Personnaliser pour configurer les règles et les rappels par e-mail.
- Vous pouvez définir des règles pour déterminer quelles informations sont obligatoires pour chaque transaction. Tout ce que vous sélectionnez ici sera affiché comme obligatoire pour les utilisateurs.
- Vous pouvez configurer des rappels par e-mail pour rappeler aux utilisateurs les dépenses incomplètes. Deux e-mails seront envoyés : un le jour de la date limite et un autre en avance (Pré-date limite).
4. Une fois vos modifications effectuées, sélectionnez Enregistrer.
Configurer le processus d'examen
Vous pouvez personnaliser le processus d'examen en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez :
- Modifier le nom et la description.
- Modifier ou ajouter de nouvelles conditions - les conditions sont des critères qui doivent être remplis pour être inclus dans le processus d'examen des dépenses.
Remarque : Si vous définissez plusieurs conditions, la dépense devra toutes les remplir pour être incluse dans le processus d'examen.
- Modifier ou ajouter des étapes - les étapes définissent le flux de travail que suivra la dépense. Vous pouvez décider qui sera le réviseur à chaque étape du processus.
Pour configurer votre processus d'examen :
1. Sélectionnez l'onglet Processus d'examen.
2. Sélectionnez les trois points à côté du processus que vous souhaitez configurer, puis cliquez sur Modifier.
3. Sélectionnez Modifier à côté de la section que vous souhaitez configurer. Par exemple :
Modifier les détails
- Sélectionnez Modifier.
- Saisissez le nom et la description, puis sélectionnez Enregistrer.
Modifier les conditions
- Sélectionnez Modifier.
- Modifiez, ajoutez ou supprimez vos conditions, puis sélectionnez Enregistrer.
Modifier les étapes
- Sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez l'étape que vous souhaitez modifier ou ajoutez une nouvelle étape.
- Définissez qui peut examiner cette étape, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
Astuce : Vous pouvez également inclure des automatisations dans votre processus d'examen pour l'optimiser davantage. Sélectionnez simplement l'option Configurer l'automatisation lors de la modification de votre étape.
- Une fois vos modifications effectuées, sélectionnez Enregistrer.
Désactiver l'examen des dépenses
L'examen des dépenses peut être désactivé à tout moment. Lorsque vous désactivez cette fonctionnalité, les approbateurs ne pourront plus examiner les dépenses. Pour désactiver l'examen des dépenses, suivez ces étapes :
1. Sélectionnez Désactiver "Examen des dépenses".
2. Confirmez en sélectionnant Oui, désactiver.
Vous pouvez réactiver l'examen des dépenses à tout moment. Consultez cet article pour plus de détails : Configurer la fonctionnalité d'examen des dépenses.