Vous pouvez ajouter des véhicules à votre compte Soldo pour obtenir des rapports plus clairs, améliorer la conformité et rationaliser vos processus de gestion des dépenses, en particulier pour les entreprises qui gèrent des flottes ou qui ont des employés conduisant régulièrement.
Pourquoi ajouter un véhicule dans Soldo ?
Ajouter des véhicules à votre compte ne se limite pas à une simple tenue de registres. Cela permet un suivi et un reporting plus intelligents des dépenses de carburant. Une fois un véhicule ajouté, vous pouvez l’associer à une carte carburant Soldo pour :
- Associer les coûts directement au véhicule, et non à l’employé
- Rationaliser le traitement de la TVA et le remboursement des kilomètres
- Obtenir des informations opérationnelles telles que le coût par kilomètre et l’efficacité énergétique
- Soutenir les pistes d’audit et la conformité fiscale (ex : HMRC, règles de TVA)
- Allouer automatiquement les dépenses au bon département ou centre de coûts
- Identifier les abus ou anomalies comme des arrêts carburant multiples ou des types de carburant incorrects
Comment ajouter un véhicule
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer.
- Sélectionnez Véhicules.
- Sélectionnez Ajouter un véhicule.
- Renseignez les informations du véhicule :
- Plaque d’immatriculation – identifiant unique du véhicule
- Type de carburant – essence, diesel, GPL, méthane GNL, électrique ou inconnu
- Type de véhicule – soit Société soit Personnel
- Taux de remboursement – taux fixe utilisé pour calculer les indemnités kilométriques (ex : £ par mile ou € par km)
- Nom/description – pour aider à identifier le véhicule sur la plateforme
- Taux de TVA – pour un traitement précis de la récupération ou de la conformité
- Sélectionnez Confirmer pour ajouter le véhicule à votre compte.
Comprendre le champ taux de TVA
Le taux de TVA permet de garantir le bon traitement des transactions de carburant, en particulier si votre entreprise récupère la TVA ou doit rester conforme aux règles fiscales.
Dans Soldo, vous pouvez appliquer un pourcentage qui reflète l’utilisation du véhicule :
- 100 % – si le véhicule est utilisé exclusivement à des fins professionnelles
- 40 % – si le véhicule est utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles
- Ne pas appliquer – si aucune déduction de TVA n’est requise
Si vous ne savez pas quel taux appliquer, il vous suffit de survoler l’info-bulle à côté du champ sur la plateforme. Cela vous donne une aide contextuelle rapide sans vous ralentir.
Gérer les véhicules existants
Dans Configurer > Véhicules, vous verrez une liste de tous les véhicules ajoutés à votre compte. Pour chaque véhicule, vous pouvez :
- Voir les cartes associées – utile pour les véhicules partagés (ex : fourgonnettes de société)
- Modifier les informations – y compris la plaque d’immatriculation, le type de carburant, le taux de remboursement, etc.
- Archiver le véhicule – conserve l’historique des transactions mais dissocie toutes les cartes liées
- Supprimer le véhicule – le retire définitivement de votre compte
Pour désarchiver un véhicule, sélectionnez les trois points à côté du véhicule archivé et choisissez Désarchiver. Le véhicule reviendra dans votre liste active, mais les cartes précédemment associées ne seront pas restaurées.
Associer un véhicule à une carte carburant Soldo
Lorsque vous associez une carte carburant à un véhicule, l’activité de la carte est automatiquement liée à ce véhicule. Dans les détails de la transaction, le véhicule et son type de carburant apparaîtront automatiquement. Vous pouvez ensuite enrichir la transaction en ajoutant plus d’informations telles que la quantité de carburant, le prix unitaire et le kilométrage.
Pour des instructions étape par étape, consultez comment associer une carte carburant à un véhicule.
Calcul automatique pour les demandes de remboursement kilométrique
Si des employés utilisent des véhicules personnels pour le travail et soumettent des demandes de remboursement kilométrique, l’attribution d’un taux de remboursement au véhicule signifie :
- Les employés n’ont rien à calculer manuellement
- Soldo calcule automatiquement le remboursement en fonction du véhicule sélectionné et de la distance parcourue
Cela améliore la précision et réduit l’administration tant pour les employés que pour les équipes financières. Pour plus d’informations sur les remboursements kilométriques, consultez cet article : Comment rembourser les kilomètres ?