Demandes permettent aux utilisateurs de Soldo de demander des cartes virtuelles temporaires pour effectuer des paiements ponctuels ou recevoir des fonds afin de recharger leur solde. Lorsqu'une demande est soumise, elle doit être approuvée par au moins un autre utilisateur de l'entreprise. C'est ce que nous appelons un 'processus de demande'.
Avec Soldo, vous pouvez choisir entre deux types de processus de demande :
- Processus de demande standard
- Processus de demande personnalisé
En savoir plus sur les demandes de dépenses dans notre guide dédié.
Processus de demande standard
Le processus de demande standard est l'option par défaut et peut être utilisé à tout moment. Il se compose de deux étapes simples :
- Un utilisateur soumet une demande.
- Un Super admin approuve ou refuse la demande. Si elle est approuvée, le Super admin crée une carte virtuelle ou transfère des fonds pour recharger un solde.
Processus de demande personnalisé
Si vous êtes Super admin ou Admin et que vous souhaitez créer un processus de demande pour un type d'achat spécifique ou inclure plusieurs réviseurs, vous pouvez créer un processus de demande personnalisé. Lors de la création, vous pouvez :
- Définir qui seront les demandeurs. Vous pouvez choisir d'offrir le processus de demande à tous les utilisateurs ou uniquement à certains utilisateurs. Si vous sélectionnez des utilisateurs spécifiques, seuls ces derniers verront le processus de révision personnalisé lors de la soumission d'une demande.
- Donner un nom et une description au processus. Cela aide les demandeurs à identifier le bon processus pour le type de demande qu'ils souhaitent soumettre. Par exemple, vous pouvez nommer un processus 'Matériel informatique' avec une description comme : 'Pour demander du matériel informatique - ordinateurs portables, écrans, etc.' Vous pouvez également associer le processus à une politique de dépenses, si disponible.
- Ajouter plusieurs étapes de révision. Vous pouvez créer plusieurs étapes avec différents réviseurs assignés à chaque étape. Par exemple, vous pouvez inclure un membre du département informatique pour examiner les demandes de matériel informatique.
Vous pouvez créer des processus de demande personnalisés pour Fonds et Biens ou Services. Par exemple, vous pouvez exiger que les demandes de fonds pour certains utilisateurs soient examinées par un responsable d'équipe ou un chef de service.
Comment créer un processus de demande personnalisé
- Connectez-vous à l'application web en tant que Super admin ou Admin.
- Sélectionnez Demandes dans le menu latéral gauche.
- Sélectionnez Configurer le processus de demande.
- Décidez si vous souhaitez créer un processus de demande pour Fonds ou Biens ou Services (carte virtuelle temporaire pour une dépense pré-approuvée). Sélectionnez l'onglet correspondant dans l'application web.
- Sélectionnez Créer un processus de demande.
- Entrez un nom, une description et éventuellement un lien vers la politique de dépenses.
- Sélectionnez Suivant.
- Choisissez qui seront les demandeurs. Vous pouvez sélectionner Tout utilisateur ou Choisir des utilisateurs spécifiques.
- Sélectionnez Suivant.
- Choisissez qui sera le réviseur.
Remarque : Par défaut, une seule étape de révision est créée avec le Super admin défini comme réviseur. Vous pouvez modifier cette étape pour choisir un autre réviseur ou rôle, ou ajouter des étapes supplémentaires pour créer un processus de révision en plusieurs étapes. - Sélectionnez Suivant.
- Vérifiez votre processus et sélectionnez Confirmer.