Les demandes permettent aux utilisateurs Soldo de demander des cartes virtuelles temporaires pour effectuer des paiements ponctuels ou recevoir des fonds pour recharger leur solde. Lorsqu’une demande est soumise, elle doit être approuvée par au moins un autre utilisateur de l’entreprise. C’est ce que nous appelons un « processus de demande ».
Avec Soldo, vous pouvez choisir entre deux types de processus de demande :
- Processus de demande standard
- Processus de demande personnalisé
Processus de demande standard
Le processus de demande standard est l’option par défaut et peut être utilisé pour tout type de besoin. Il comprend deux étapes simples :
- Un utilisateur envoie une demande.
- Un Super admin approuve ou refuse la demande. Si elle est approuvée, le Super admin crée une carte virtuelle ou transfère des fonds pour recharger un solde.
Processus de demande personnalisé
Si vous êtes Super admin ou Admin et souhaitez créer un processus de demande pour un type d’achat spécifique ou inclure plusieurs réviseurs, vous pouvez créer un processus personnalisé. Lors de sa création, vous pouvez :
- Définir qui seront les demandeurs. Vous pouvez offrir ce processus à tous les utilisateurs ou seulement à certains. Seuls les utilisateurs sélectionnés verront le processus personnalisé lors de la création d’une demande.
- Fournir un nom et une description du processus. Cela aide les demandeurs à choisir le bon processus. Par exemple, vous pourriez nommer un processus « Matériel informatique » avec la description : « Pour demander du matériel IT – ordinateurs portables, écrans, etc. ». Vous pouvez également l’associer à une politique de dépenses, si disponible.
- Ajouter plusieurs étapes de révision. Vous pouvez créer plusieurs étapes et attribuer des réviseurs différents à chaque étape. Par exemple, quelqu’un du service informatique pourrait examiner les demandes de matériel IT.
Vous pouvez créer des processus de demande personnalisés pour les Fonds et pour les Biens ou services. Par exemple, vous pourriez souhaiter que les demandes de fonds de certains utilisateurs soient examinées par un responsable.
Comment créer un processus de demande personnalisé
- Connectez-vous à la web app en tant que Super admin ou Admin.
- Sélectionnez Demandes dans le menu latéral gauche.
- Sélectionnez Configurer le processus de demande.
- Choisissez si vous souhaitez créer un processus pour les Fonds ou pour les Biens ou services (carte virtuelle temporaire pour dépenses pré-approuvées). Sélectionnez l’onglet correspondant dans la web app.
- Sélectionnez Créer un processus de demande.
- Saisissez un nom, une description et un lien facultatif vers une politique de dépenses.
- Sélectionnez Suivant.
- Choisissez qui seront les demandeurs. Vous pouvez sélectionner N’importe quel utilisateur ou Choisir des utilisateurs spécifiques.
- Sélectionnez Suivant.
-
Choisissez qui sera le réviseur.
Note : Une seule étape de révision est créée par défaut avec le Super admin comme réviseur. Vous pouvez modifier cette étape ou en ajouter d’autres. - Sélectionnez Suivant.
- Vérifiez votre processus et sélectionnez Confirmer.
Comment modifier un réviseur dans un processus de demande
À mesure que votre entreprise évolue, les équipes et responsabilités changent également. Qu’il s’agisse d’un changement de poste, d’un départ ou de nouveaux workflows, il est important de maintenir vos processus de demande à jour. Une partie essentielle consiste à gérer qui agit comme réviseur dans chaque étape.
En mettant à jour les réviseurs, vous garantissez que les processus d’approbation restent pertinents et alignés sur la manière dont votre entreprise fonctionne.
Notez également que vous ne pourrez pas supprimer un utilisateur si celui-ci est encore défini comme réviseur dans un processus de demande actif ou inactif. Avant de le retirer, vous devrez le réassigner ou le supprimer des workflows concernés.
- Depuis le menu latéral, sélectionnez Demandes.
- Sélectionnez Configurer le processus de demande.
-
Sélectionnez l’onglet du processus que vous souhaitez modifier (Fonds/Biens ou services).
Note : Par défaut, seuls les processus actifs sont affichés. Pour modifier un processus inactif, utilisez le filtre pour afficher Tous ou Inactifs. - Trouvez le processus souhaité et sélectionnez les trois points, puis Modifier.
- Dans la section Réviseurs, sélectionnez Modifier.
-
Sélectionnez l’étape à modifier.
- Apportez vos modifications puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
Les demandes offrent à vos équipes un moyen simple de demander des méthodes de paiement temporaires, telles que des cartes virtuelles temporaires ou un accès pour effectuer un virement bancaire. Ces demandes peuvent être utilisées pour des paiements ponctuels ou pour recevoir des fonds et recharger un solde.
Chaque demande doit être examinée par au moins un autre utilisateur de votre entreprise. Ce parcours d’examen est ce que nous appelons un workflow de demande.
Dans Soldo, vous pouvez choisir entre deux types de workflows :
- Workflow standard
- Workflow personnalisé
Workflow standard
Le workflow standard est l’option par défaut et convient à la plupart des besoins. Il comprend deux étapes :
- Un utilisateur envoie une demande.
- Un Super admin approuve ou refuse la demande. En cas d’approbation, il crée une carte virtuelle temporaire ou transfère des fonds pour recharger un solde.
Workflow personnalisé
Si vous êtes Super admin ou Admin et souhaitez créer un processus pour un type d’achat spécifique ou inclure plusieurs réviseurs, vous pouvez créer un workflow personnalisé. Celui-ci vous permet :
- De choisir les demandeurs. Le processus peut être disponible pour tous les utilisateurs ou uniquement certains.
- De nommer et décrire le processus. Cela aide les demandeurs à identifier l’option appropriée.
- D’ajouter des étapes supplémentaires. Vous pouvez impliquer différents réviseurs à différentes étapes.
Vous pouvez créer des workflows personnalisés pour les Fonds, les Biens ou services et les Déplacements.
Comment créer un workflow personnalisé
- Connectez-vous à la web app.
- Sélectionnez Demandes dans le menu de navigation.
- Sélectionnez Gérer les workflows.
- Choisissez si vous souhaitez créer un processus pour les Fonds, les Biens ou services (carte virtuelle temporaire ou accès au virement bancaire), ou les Déplacements. Sélectionnez l’onglet approprié.
- Sélectionnez Créer un workflow.
- Saisissez un nom, une description, un lien facultatif vers une politique de dépenses et les méthodes de paiement disponibles.
- Sélectionnez Suivant.
- Choisissez les demandeurs. Tous les utilisateurs ou des utilisateurs spécifiques.
- Sélectionnez Suivant.
-
Choisissez les réviseurs.
Note : Une seule étape est créée par défaut avec le Super admin comme réviseur. - Sélectionnez Suivant.
- Sélectionnez Confirmer.
Comment modifier un réviseur dans un workflow personnalisé
Vos processus doivent refléter le fonctionnement réel de votre entreprise. Si quelqu’un change de rôle, quitte l’entreprise ou si vos workflows évoluent, vous devrez peut-être mettre à jour les réviseurs.
Cela garantit des flux d’approbation précis et fiables.
Vous ne pouvez pas non plus supprimer un utilisateur s’il est défini comme réviseur dans un workflow actif ou inactif. Vous devrez d’abord le retirer des processus concernés.
- Sélectionnez Demandes dans le menu de navigation.
- Sélectionnez Gérer les workflows.
-
Sélectionnez l’onglet correspondant au processus à modifier.
Note : Seuls les processus actifs sont affichés par défaut. Utilisez le filtre pour afficher les processus inactifs. -
Sélectionnez les trois points puis Modifier le workflow.
Astuce : Sélectionnez « Voir les étapes d’approbation » pour visualiser rapidement les réviseurs. - Sélectionnez Modifier dans la section Réviseurs.
- Sélectionnez l’icône Modifier à côté de l’étape concernée.
- Enregistrez vos modifications.