Le ricevute svolgono un ruolo importante nella gestione delle spese. Aiutano il tuo team finanziario a verificare le spese, supportano una contabilità accurata e mantengono la tua azienda conforme durante gli audit. Ogni volta che effettui un acquisto con una carta Soldo, dovresti allegare una copia chiara della ricevuta originale alla transazione.
Tuttavia, sappiamo che a volte le ricevute possono andare perse, danneggiarsi o semplicemente non essere fornite dall’esercente. Quando ciò accade, ci sono alcuni passaggi che puoi seguire per mantenere i tuoi registri completi e rispettare la politica di spesa della tua azienda.
Se non puoi fornire una ricevuta
Se un esercente non ti ha dato una ricevuta o l’hai smarrita, segui la politica della tua azienda e confrontati con il tuo Manager o con il team finanziario per capire il passo successivo migliore. Potrebbero chiederti ulteriori dettagli per convalidare la transazione.
Puoi aggiungere informazioni di supporto direttamente in Soldo:
- Aggiungi una nota che spieghi cosa è successo e includi tutti i dettagli possibili. Ad esempio, perché non hai potuto ottenere una ricevuta o cosa è stato acquistato.
- Aggiungi una foto che aiuti a documentare l’acquisto. Potrebbe essere l’ingresso del negozio, un menu o il distributore automatico in cui è avvenuta la transazione.
Queste opzioni sono utili quando una ricevuta non è realmente disponibile. Non dovrebbero essere utilizzate come sostituto a lungo termine dell’allegare la ricevuta effettiva ogni volta che può essere ottenuta.
Se il tuo account utilizza “Promemoria” e campi obbligatori
Il tuo account Soldo potrebbe utilizzare la funzione “Promemoria”, che consente agli Admin di configurare regole di transazione e impostare campi obbligatori, come ricevute o allegati. Se una ricevuta è obbligatoria, dovrai completare questo passaggio prima che la tua transazione sia considerata completa.
Quando non puoi davvero fornire una ricevuta, troverai un’opzione sia nell’app mobile sia nella web app chiamata Non ho una ricevuta/fattura. Selezionando questa opzione, il campo obbligatorio verrà contrassegnato come completo. Ti permette di procedere, ma dovrebbe essere utilizzata solo quando nessuna ricevuta è disponibile.
Anche se utilizzi questa opzione, è comunque importante seguire le best practice: aggiungi una nota dettagliata che spieghi perché non hai potuto caricare una ricevuta e fornisci qualsiasi informazione utile al tuo team finanziario per la riconciliazione.
Best practice per supportare il tuo team finanziario
- Chiedi sempre la ricevuta all’esercente, anche per gli acquisti di piccolo importo.
- Scatta una foto rapida della ricevuta al momento dell’acquisto, nel caso la copia cartacea venga smarrita.
- Carica le ricevute nell’app mobile Soldo il prima possibile per mantenere accurati i tuoi registri.
- Usa “Non ho una ricevuta/fattura” solo quando non c’è davvero alcuna prova disponibile.