Il rimborso chilometrico è l’indennità riconosciuta dall’azienda ai dipendenti che utilizzano il proprio veicolo per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Il rimborso può coprire spese quali carburante e usura del veicolo del dipendente. In questo modo i lavoratori non devono preoccuparsi dei costi relativi all’uso dei veicoli personali per scopi aziendali. A tal proposito, Soldo offre anche soluzioni dedicate al pagamento delle spese di viaggio, come le carte carburante. Queste funzionalità sono disponibili in tutti i mercati in cui è presente Soldo.
Come posso richiedere il rimborso chilometrico con Soldo?
Dopo aver utilizzato il tuo veicolo personale per lavoro, puoi aggiungere le transazioni relative al chilometraggio, proprio come faresti per qualunque altra spesa anticipata per conto dell’azienda. L'importo del rimborso viene calcolato in base alla distanza percorsa e alla tariffa di rimborso. Le transazioni vengono quindi controllate e approvate con lo stesso processo che si applica alle spese anticipate dai dipendenti.
Per semplificare il rimborso chilometrico, l’Amministratore e il Super Admin possono registrare i veicoli personali su Soldo e configurare le tariffe di rimborso. I dipendenti possono poi inviare le richieste di rimborso fornendo le informazioni necessarie. Nel caso in cui un dipendente preferisca che i dati del proprio veicolo non vengano memorizzati su Soldo, dovrà necessariamente indicare una tariffa di rimborso durante il processo di richiesta di rimborso chilometrico.
Per Amministratori/Super Admin: Come configurare un veicolo o una lista di veicoli
Gli Amministratori e i Super Admin possono configurare i veicoli su Soldo per identificare e contrassegnare facilmente le transazioni relative ai rifornimenti di carburante, nonché aggiungere le tariffe di rimborso per semplificare e accelerare le richieste da parte dei dipendenti per tutte le trasferte lavorative effettuate con i propri veicoli personali.
- Vai su 'Configura' e seleziona 'Veicoli'.
- Clicca 'Aggiungi veicolo'.
- Qui puoi inserire la targa del veicolo e un nome o una descrizione per identificarlo più facilmente. Troverai anche un campo opzionale in cui è possibile indicare il tipo di carburante.
- Specifica se si tratta di un veicolo personale o aziendale, in base al proprietario del veicolo.
- Per i veicoli personali, puoi aggiungere una tariffa di rimborso fissa per km. Ricorda che questa tariffa non può essere modificata una volta che la richiesta è stata inviata. Tuttavia, nel caso in cui il veicolo non sia presente nell’elenco o la tariffa di rimborso non sia stata specificata, allora il dipendente dovrà inserire la tariffa di rimborso.
- Se applicabile, specifica la detrazione IVA.
- Infine, salva il veicolo.
Per i dipendenti: Informazioni per accelerare il processo di revisione
Assicurati di fornire quante più informazioni possibili per semplificare il processo di revisione.
Ecco i dati che ti servono:
Distanza: indica la distanza percorsa. Puoi inserire manualmente i chilometri percorsi o usare la mappa per calcolare la distanza.
Veicolo: il veicolo che hai utilizzato per il tuo viaggio.
Tariffa di rimborso: la tariffa per chilometro.
Data: la data in cui è iniziato il viaggio.
Orario: l'orario approssimativo in cui il viaggio è iniziato.
Importo rimborsabile: l'importo che ti aspetti venga rimborsato.
Descrizione del viaggio: ad esempio, trasferta di lavoro da Roma a Milano.
Allegato (opzionale): puoi aggiungere la ricevuta di pagamento, come una fattura.
Nota per i revisori: puoi scrivere una nota per i revisori e fornire ulteriori informazioni sul tuo viaggio.
Categoria di spesa (opzionale): puoi specificare la categoria di spesa.
Per i dipendenti: Come aggiungere una richiesta di rimborso chilometrico
Per aggiungere una richiesta di rimborso chilometrico, dovrai inserirla come transazione.
- Vai all’elenco delle tue transazioni e clicca sull'icona (+) per aggiungerne una nuova.
- Seleziona 'Rimborso chilometrico'.
- Puoi inserire manualmente la distanza percorsa o calcolarla utilizzando la mappa. Se usi la mappa, inserisci il punto di partenza e la destinazione e seleziona la distanza in base ai percorsi suggeriti. Dovrai specificare se si tratta di un viaggio di sola andata, andata e ritorno o se ci sono state più fermate. Ricorda che la metrica della distanza è determinata dal Paese in cui l'azienda è registrata. Ad esempio, se la tua azienda è registrata in Italia, non potrai utilizzare le miglia al posto dei chilometri quando calcoli la distanza.
- Seleziona il veicolo personale utilizzato per il viaggio o, se non è presente nell'elenco, lascia questo campo vuoto. (Qui sotto trovi elencati gli step che l’Amministratore deve seguire per aggiungere un veicolo al conto Soldo). Se il veicolo è presente nell’elenco, è possibile che abbia già associata una tariffa di rimborso che non è possibile modificare. In caso contrario, è necessario indicare la tariffa di rimborso per chilometro.
- Dopodiché, inserisci i dettagli del viaggio, inclusa la data e l'orario approssimativo. Puoi anche aggiungere una descrizione.
- Puoi aggiungere degli allegati, come la ricevuta di pagamento, e indicare anche la categoria di spesa.
- Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, clicca su 'Richiedi rimborso'.
Fase di revisione (opzionale)
La transazione relativa al rimborso chilometrico viene inviata alla sezione Revisione spese. Le transazioni vengono controllate e approvate nello stesso modo delle spese anticipate dai dipendenti e vengono considerate transazioni con metodo di pagamento personale.
Come tutte le altre transazioni, anche quella relativa al rimborso chilometrico verrà inclusa in una nota spese. Dovrai semplicemente accedere alla sezione 'Spese' e cliccare su 'Note spese'.
Puoi anche trovare le transazioni relative al rimborso chilometrico alle voci 'Utenti' e 'Report'; ti basterà usare il filtro 'Tipo di transazione'.