Il rimborso chilometrico è un compenso erogato dall’azienda ai dipendenti che utilizzano il proprio veicolo personale per effettuare un viaggio di lavoro. Questo rimborso può coprire spese come carburante, usura e manutenzione. In questo modo, i dipendenti non devono preoccuparsi dei costi derivanti dall’utilizzo del proprio veicolo per scopi aziendali. Soldo offre anche soluzioni di pagamento dedicate al carburante, come le carte carburante. Queste funzionalità sono disponibili in tutti i mercati in cui opera Soldo.
Come posso richiedere un rimborso chilometrico in Soldo?
Dopo aver utilizzato un veicolo personale per motivi di lavoro, puoi aggiungere le transazioni di rimborso chilometrico come spese anticipate. L’importo del rimborso viene calcolato in base alla distanza percorsa e alla tariffa di rimborso. Le transazioni vengono poi esaminate e approvate come spese anticipate.
Per semplificare il processo di rimborso chilometrico, l’Amministratore e il Super admin possono registrare i veicoli personali su Soldo e configurare le eventuali tariffe di rimborso. I dipendenti possono quindi inviare richieste di rimborso fornendo le informazioni necessarie.
Nota: Se un dipendente preferisce non salvare i dettagli del proprio veicolo personale su Soldo, deve inserire una tariffa di rimborso durante la richiesta di rimborso chilometrico.
Come configurare un veicolo o un elenco di veicoli
In Soldo, gli Amministratori e i Super admin possono configurare i veicoli per identificare e etichettare facilmente le transazioni relative al carburante, nonché aggiungere tariffe di rimborso per facilitare e velocizzare le richieste di rimborso chilometrico per i viaggi di lavoro con veicoli personali.
- Dal menu laterale sinistro, seleziona Configura > Veicoli.
- Seleziona Aggiungi veicolo.
- Qui puoi inserire la targa del veicolo e un nome/descrizione per facilitarne l’identificazione. Sono disponibili anche campi facoltativi per il tipo di carburante.
- Specifica se il veicolo è Personale o un Veicolo aziendale, in base al proprietario del veicolo.
- Per i veicoli personali, puoi aggiungere la tariffa di rimborso fissa per km o miglio come specificato.
Nota: I dipendenti non potranno modificare questo valore durante la richiesta di rimborso chilometrico. Tuttavia, se il loro veicolo non è presente nell’elenco o la tariffa non è specificata, il dipendente dovrà inserirla manualmente. - Infine, scegli le opzioni di detraibilità IVA, se applicabile.
- Salva il veicolo.
Suggerimenti per i dipendenti per velocizzare il processo di revisione
Fornisci quante più informazioni possibili per facilitare il processo di revisione. Ecco i dettagli richiesti:
Distanza: la distanza percorsa. Puoi inserire manualmente i chilometri o le miglia percorse oppure usare la funzione mappa per calcolarla.
Nota: Se selezioni un viaggio di andata e ritorno, la distanza visualizzata sarà quella di sola andata, ma l’Importo rimborsabile verrà calcolato sull’intero viaggio.
Veicolo: il veicolo utilizzato per il viaggio.
Tariffa di rimborso: la tariffa per miglio o km.
Data: la data di inizio del viaggio.
Ora: l’orario approssimativo di inizio del viaggio.
Importo rimborsabile: l’importo calcolato per il viaggio in base alla distanza e alla tariffa di rimborso.
Descrizione del viaggio: ad es. Viaggio di lavoro da Roma a Milano.
Allegato (facoltativo): puoi aggiungere una prova di pagamento, come una fattura.
Nota per i revisori: puoi scrivere una nota per fornire ulteriori dettagli sul viaggio.
Categoria di spesa (facoltativa): puoi specificare la categoria della spesa.
Come aggiungere una richiesta di rimborso chilometrico nella web app
Suggerimento: Per una guida rapida su come aggiungere una richiesta di rimborso chilometrico usando l’app mobile Soldo, consulta questo articolo: Rimborso chilometrico.
Per aggiungere una richiesta di rimborso chilometrico, dovrai aggiungerla come transazione.
- Vai all’elenco delle tue transazioni e seleziona Aggiungi transazione.
- Seleziona Rimborso chilometrico.
- Inserisci manualmente la distanza del viaggio oppure usa la pratica funzione mappa per calcolarla. Se usi la mappa, inserisci il punto di partenza e la destinazione e seleziona la distanza in base ai percorsi proposti. Dovrai specificare se il viaggio è stato solo andata, andata e ritorno, o se ci sono state destinazioni multiple.
Nota: L’unità di misura della distanza è determinata dal mercato in cui è registrata l’azienda. Ad esempio, se la tua azienda è registrata nel Regno Unito, non potrai usare i chilometri al posto delle miglia. - Seleziona il veicolo personale utilizzato per il viaggio oppure, se non è presente, lascia il campo vuoto. Se il veicolo è elencato, potrebbe avere già una tariffa di rimborso associata che non potrai modificare. In caso contrario, dovrai inserire una tariffa di rimborso per miglio o km.
- Inserisci i dettagli del viaggio, inclusa la data e l’orario approssimativo. Hai anche la possibilità di aggiungere una descrizione.
- Infine, puoi allegare prove di pagamento e selezionare una categoria di spesa.
- Una volta che tutte le informazioni sono corrette, seleziona Richiedi rimborso.
Fase di revisione (opzionale)
La transazione di rimborso chilometrico viene inviata direttamente alla sezione Revisione spese. Le transazioni vengono esaminate e approvate nello stesso modo delle spese anticipate e sono considerate transazioni con metodo di pagamento personale.
Come per tutte le altre transazioni, anche il rimborso chilometrico verrà incluso in una nota spese. Ti basta andare nella sezione "Spese" e cliccare su "Note spese".
Puoi anche trovare le transazioni di rimborso chilometrico sia nelle sezioni "Utenti" sia "Report" utilizzando il filtro "Tipo di transazione".