Grazie alle carte Soldo puoi dare ai tuoi dipendenti la libertà di effettuare spese aziendali, mentre tu mantieni il controllo e la visibilità su quanto viene speso.
In questo articolo tratteremo i seguenti argomenti:
- Effettuare un deposito
- Assegnare carte ai dipendenti
- Mantenere il controllo impostando limiti e regole di spesa
- Trasferire denaro
- Monitorare le spese in tempo reale
- Inviare promemoria ai dipendenti per la revisione delle spese
- Esportare le note spese tramite file o integrazioni di contabilità
Effettuare un deposito
Prima di creare le carte, devi effettuare un deposito sul tuo conto Soldo per coprire il costo di emissione della carta (per maggiori info, leggi come effettuare un deposito). Il costo varia a seconda del tipo di carta che richiedi. Le carte di plastica costano leggermente di più e impiegano 5-7 giorni lavorativi per arrivare. Le carte virtuali sono più economiche e possono essere attivate immediatamente. Prima di effettuare il tuo primo deposito, ti consigliamo di valutare quanti soldi realisticamente spenderanno i dipendenti. Ricorda che puoi ritirare i tuoi soldi dal conto Soldo in qualsiasi momento.
Assegnare carte ai dipendenti
Segui i passaggi seguenti per creare le carte e assegnarle agli utenti. Questa operazione consentirà ai tuoi dipendenti di iniziare a spendere.
Nota: ricorda che se non hai ancora creato alcun utente puoi farlo nella sezione Utenti.
1. In Carte, fai clic su 'Crea carta' per iniziare
2. Seleziona 'Crea una carta per un utente esistente', poi clicca su 'Continua'
3. Seleziona un dipendente dall'elenco degli utenti
4. Seleziona una carta virtuale o di plastica
Le carte virtuali possono essere utilizzate subito e si possono anche aggiungere ad Apple o Google Pay. Per ordinare le carte di plastica occorre inserire un indirizzo di consegna. La consegna richiederà 5-7 giorni lavorativi.
5. Collega la carta a un wallet
Collegando le carte a wallet specifici, hai un maggiore controllo sulle spese aziendali (questa funzione non è disponibile nel piano Start). Per collegare una carta a una fonte di denaro seleziona un wallet dall'elenco.
6. Rivedi e conferma l'ordine della tua carta
Se hai ordinato una carta virtuale, potrai utilizzarla non appena confermerai l'ordine. Per visualizzare i dettagli della carta, utilizza la sezione Carte. Se hai ordinato una carta di plastica, dovrebbe arrivare entro 5-7 giorni lavorativi. Quando arriva, inserisci il numero CVV presente sul retro della carta per attivarla. Una volta attivata, la carta diventerà utilizzabile.
Mantenere il controllo impostando limiti e regole di spesa
Con Soldo hai il controllo completo sulle spese della tua azienda. Puoi impostare limiti e regole per le carte, tra cui:
- Limiti di spesa (giornalieri/settimanali/mensili)
- Categorie di spesa
- Modalità di pagamento
Per impostare i controlli di spesa, vai nella sezione Carte e seleziona la carta su cui vuoi applicare i controlli. Le opzioni a disposizione dipenderanno dal tuo piano Soldo.
Trasferire denaro
Devono esserci fondi nel wallet collegato alla carta affinché un dipendente possa iniziare a spendere con la propria carta. Se non ci sono abbastanza fondi disponibili, la transazione verrà rifiutata. Per mettere dei soldi a disposizione di una carta, dovrai effettuare un deposito nel wallet principale o trasferire fondi da un wallet all'altro. Per aiutarti a ridurre queste operazioni manuali, i nostri piani Soldo Pro e Premium ti consentono di impostare trasferimenti automatici (ecco come).
Monitorare le spese in tempo reale
Puoi visualizzare ogni transazione facilmente nelle sezioni Carte e Utenti. Puoi utilizzare queste sezioni per visualizzare i dettagli della spese effettuate da una carta o da un dipendente specifico. Se stai cercando una transazione particolare, puoi anche applicare filtri o cercare per nome dell'esercente.
Inviare promemoria ai dipendenti per la revisione delle spese
Tutte le spese effettuate con le carte Soldo possono essere configurate in base alle esigenze di contabilità e alle policy della tua organizzazione. Chi ha il ruolo di Contabile su Soldo può inviare promemoria automatici ai dipendenti. Per saperne di più su come revisionare e rendicontare le spese e incoraggiare i dipendenti a fornire le informazioni necessarie clicca qui.
Esportare le note spese tramite file o integrazioni di contabilità
Soldo ti consente di esportare tutte le informazioni sulle transazioni in formati comuni come CSV, PDF e XLSX. Per scoprire quali integrazioni di contabilità sono disponibili nella tua regione, controlla la sezione Integrazioni.