Richieste consentono agli utenti Soldo di richiedere carte virtuali temporanee per effettuare pagamenti una tantum oppure ricevere fondi per ricaricare il proprio saldo. Quando viene inviata una richiesta, deve essere approvata da almeno un altro utente dell’azienda. Questo è ciò che chiamiamo un “processo di richiesta”.
Con Soldo, puoi scegliere tra due tipi di processi di richiesta:
- Processo di richiesta standard
- Processo di richiesta personalizzato
Processo di richiesta standard
Il processo di richiesta standard è l’opzione predefinita e può essere utilizzato per qualsiasi finalità. Si compone di due semplici passaggi:
- Un utente invia una richiesta.
- Un Super admin approva o rifiuta la richiesta. Se approvata, il Super admin crea una carta virtuale oppure trasferisce fondi per ricaricare un saldo.
Processo di richiesta personalizzato
Se sei un Super admin o un Admin e desideri creare un processo di richiesta per un tipo specifico di acquisto o includere più di un Revisore, puoi creare un processo di richiesta personalizzato. Quando ne crei uno, puoi:
- Decidere chi saranno i richiedenti. Puoi scegliere se offrire il processo di richiesta a tutti gli utenti o solo a utenti specifici. Se scegli utenti specifici, solo loro visualizzeranno il processo personalizzato quando effettuano richieste.
- Fornire un nome e una descrizione del processo. Questo aiuta i richiedenti a identificare il processo corretto per la richiesta che vogliono inviare. Ad esempio, puoi chiamare un processo “Hardware IT” con una descrizione come: “Per richiedere attrezzatura IT – laptop, monitor, ecc.” Puoi anche collegare il processo a una politica di spesa, se disponibile.
- Aggiungere ulteriori passaggi di revisione. Puoi creare più passaggi con Revisori diversi assegnati a ciascun passaggio. Ad esempio, puoi includere un membro del reparto IT per revisionare le richieste relative ad attrezzature IT.
Puoi creare processi di richiesta personalizzati per Fondi e Beni o servizi. Ad esempio, potresti voler far revisionare le richieste di fondi di specifici utenti da un responsabile di linea o team leader.
Come creare un processo di richiesta personalizzato
- Accedi alla web app come Super admin o Admin.
- Seleziona Richieste dal menu laterale sinistro.
- Seleziona Configura processo di richiesta.
- Decidi se vuoi creare un processo di richiesta per Fondi oppure Beni o servizi (carta virtuale temporanea per spesa pre-approvata). Seleziona la scheda pertinente nella web app.
- Seleziona Crea un processo di richiesta.
- Inserisci un nome, una descrizione e un eventuale collegamento a una politica di spesa.
- Seleziona Avanti.
- Scegli chi saranno i richiedenti. Puoi selezionare Qualsiasi utente oppure Scegli utenti specifici.
- Seleziona Avanti.
-
Scegli chi sarà il Revisore.
Nota: Un singolo passaggio di revisione viene creato automaticamente con il Super admin come Revisore. Puoi modificare questo passaggio per scegliere un Revisore o un ruolo diverso, oppure aggiungere ulteriori passaggi per creare un processo multi-step. - Seleziona Avanti.
- Rivedi il tuo processo e seleziona Conferma.
Come modificare un Revisore per un processo di richiesta
Con l’evoluzione della tua azienda, cambiano anche team e responsabilità. Che qualcuno cambi ruolo, lasci l’azienda o vengano introdotti nuovi workflow, è importante mantenere aggiornati i processi di richiesta. Un aspetto fondamentale è gestire chi ricopre il ruolo di Revisore in ciascun passaggio.
Aggiornare il Revisore garantisce che i flussi di approvazione rimangano pertinenti, responsabili e allineati al funzionamento aziendale.
Inoltre, non potrai eliminare un utente dal tuo account Soldo se è ancora elencato come Revisore in un qualsiasi processo di richiesta attivo o inattivo. Prima di rimuovere qualcuno dal sistema, dovrai riassegnarlo o rimuoverlo dai workflow di cui fa parte. Questa guida ti mostra come farlo.
- Dal menu laterale sinistro, seleziona Richieste.
- Seleziona Configura processo di richiesta.
-
Seleziona la scheda del processo di richiesta che vuoi modificare (Fondi/Beni o servizi).
Nota: Per impostazione predefinita mostriamo solo i processi attivi. Se hai bisogno di modificare un processo inattivo, devi utilizzare il filtro e selezionare Tutti o Inattivi. - Trova il processo da modificare e seleziona i 3 puntini (altre opzioni), quindi seleziona Modifica.
- Dalla sezione Revisori, seleziona Modifica.
-
Seleziona il passaggio che vuoi modificare.
- Apporta le modifiche e seleziona Salva modifiche.
Richieste offrono ai tuoi team un modo semplice per chiedere metodi di pagamento temporanei, come carte virtuali temporanee o accesso ai trasferimenti bancari. Queste richieste possono essere utilizzate per pagamenti una tantum o per ricevere fondi e ricaricare un saldo.
Ogni richiesta deve essere revisionata da almeno un altro utente della tua azienda. Questo percorso di revisione è ciò che chiamiamo un workflow di richiesta.
In Soldo, puoi scegliere tra due tipi di workflow di richiesta:
- Workflow di richiesta standard
- Workflow di richiesta personalizzato
Workflow di richiesta standard
Il workflow di richiesta standard è l’opzione predefinita ed è adatto per la maggior parte delle esigenze. Include due passaggi:
- Un utente invia una richiesta.
- Un Super admin approva o rifiuta la richiesta. Se approvata, il Super admin crea una carta virtuale temporanea o trasferisce fondi per ricaricare un saldo.
Workflow di richiesta personalizzato
Se sei un Super admin o un Admin e desideri creare un processo per un tipo specifico di acquisto o coinvolgere più Revisori, puoi creare un workflow di richiesta personalizzato. Un workflow personalizzato ti consente di:
- Scegliere chi sono i richiedenti. Puoi rendere il processo disponibile a tutti gli utenti o solo ad alcuni utenti.
- Assegnare un nome e una descrizione al processo. Questo aiuta i richiedenti a scegliere l’opzione corretta. Ad esempio, potresti creare un processo chiamato “Hardware IT” con una descrizione come “Per richiedere attrezzatura IT come laptop e monitor”. Puoi anche collegarlo a una politica di spesa quando rilevante.
- Aggiungere più passaggi di revisione. Puoi coinvolgere Revisori diversi in varie fasi. Ad esempio, potresti aggiungere una persona del team IT per revisionare le richieste di attrezzatura.
Puoi creare workflow di richiesta personalizzati per Fondi, Beni o servizi e Viaggi. Ad esempio, potresti voler che le richieste di fondi di alcuni utenti vengano revisionate da un manager.
Come creare un workflow di richiesta personalizzato
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Richieste.
- Seleziona Gestisci workflow.
- Decidi se vuoi creare un processo per Fondi, Beni o servizi (carta virtuale temporanea o accesso ai trasferimenti bancari) o Viaggi. Seleziona la scheda pertinente.
- Seleziona Crea workflow.
- Inserisci un nome, una descrizione, un collegamento opzionale a una politica di spesa e seleziona i metodi di pagamento disponibili per questo workflow quando rilevante.
- Seleziona Avanti.
- Scegli chi saranno i richiedenti. Puoi consentire a qualsiasi utente di inviare richieste con questo workflow oppure scegliere utenti specifici.
- Seleziona Avanti.
-
Scegli chi saranno i Revisori.
Nota: Un singolo passaggio di revisione viene creato automaticamente con il Super admin come Revisore. Puoi modificare questo passaggio, cambiare Revisore o ruolo, aggiungere automazioni o creare passaggi aggiuntivi. - Seleziona Avanti.
- Rivedi il processo e seleziona Conferma.
Come modificare un Revisore in un workflow di richiesta personalizzato
I tuoi processi di richiesta devono riflettere il funzionamento della tua azienda. Se qualcuno cambia ruolo, lascia l’azienda o i workflow evolvono, potresti dover aggiornare chi revisiona ciascun passaggio.
Mantenere i Revisori aggiornati garantisce che i flussi di approvazione rimangano accurati e affidabili.
Non puoi inoltre eliminare un utente da Soldo se è elencato come Revisore in un qualsiasi processo di richiesta attivo o inattivo. Prima di rimuovere un utente, devi aggiornare ogni processo a cui appartiene. Segui i passaggi riportati di seguito per effettuare queste modifiche.
- Dal menu di navigazione, seleziona Richieste.
- Seleziona Gestisci workflow.
-
Seleziona la scheda del processo di richiesta che vuoi modificare (Fondi, Beni o servizi o Viaggi).
Nota: Per impostazione predefinita vengono mostrati solo i processi attivi. Per modificare un processo inattivo, utilizza il filtro e seleziona l’opzione Inattivi. -
Trova il processo che vuoi modificare e seleziona i tre puntini nella colonna Azioni. Quindi seleziona Modifica workflow.
Suggerimento: Per controllare rapidamente chi revisiona ogni passaggio, seleziona i tre puntini e scegli Visualizza passaggi di approvazione. Vedrai il workflow di approvazione nel pannello laterale. - Dalla sezione Revisori, seleziona Modifica.
- Seleziona l’icona Modifica accanto al passaggio di revisione che vuoi aggiornare.
- Apporta le modifiche e seleziona Salva.