Kilometervergoeding is een compensatie die door het bedrijf wordt gegeven aan werknemers die hun eigen voertuig gebruiken voor een zakelijke reis. Deze vergoeding kan kosten dekken zoals brandstof, slijtage en onderhoud. Werknemers hoeven zich dus geen zorgen te maken over de kosten van het gebruik van hun eigen voertuig voor zakelijke doeleinden. Soldo biedt ook specifieke betaaloplossingen voor brandstof, zoals tankkaarten. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar in alle markten waar Soldo actief is.
Hoe vraag ik een kilometervergoeding aan in Soldo?
Na het gebruik van een privévoertuig voor werkdoeleinden kun je kilometervergoedingen toevoegen als een eigen uitgave. Het vergoedingbedrag wordt berekend op basis van de afstand en het vergoedingstarief. De transacties worden vervolgens beoordeeld en goedgekeurd als eigen uitgaven.
Om het proces van kilometervergoeding te vereenvoudigen, kunnen de Admin en Super admin privévoertuigen registreren in Soldo en de vergoedingstarieven configureren. Werknemers kunnen vervolgens een aanvraag indienen door de vereiste informatie in te vullen.
Let op: Als een werknemer liever geen gegevens van zijn of haar privévoertuig in Soldo opslaat, moet hij/zij een vergoedingstarief invoeren tijdens het indienen van de kilometervergoeding.
Hoe een voertuig of een lijst met voertuigen configureren
In Soldo kunnen Admins en Super admins voertuigen configureren om brandstoftransacties eenvoudig te herkennen en te labelen, en vergoedingstarieven toe te voegen om het voor werknemers gemakkelijker en sneller te maken om kilometervergoedingen aan te vragen bij gebruik van een privévoertuig voor werkreizen.
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Voertuigen.
- Selecteer Voertuig toevoegen.
- Hier kun je het kenteken en een naam/beschrijving van het voertuig invoeren voor eenvoudige herkenning. Optionele velden zijn beschikbaar voor het type brandstof.
- Geef aan of het voertuig een Privévoertuig of een Bedrijfsvoertuig is, afhankelijk van de eigenaar.
- Voor privévoertuigen kun je het vaste vergoedingstarief per kilometer of mijl invoeren.
Let op: Werknemers kunnen dit niet aanpassen tijdens het indienen van een aanvraag. Als het voertuig echter niet vermeld staat of er geen tarief is opgegeven, moet de werknemer het tarief handmatig invoeren. - Kies tot slot de btw-aftrekopties, indien van toepassing.
- Sla het voertuig op.
Tips voor werknemers om de beoordeling te versnellen
Geef zoveel mogelijk informatie om het beoordelingsproces te vergemakkelijken. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt:
Afstand: de afgelegde afstand. Je kunt handmatig het aantal kilometers of mijlen invoeren of gebruikmaken van de kaartfunctie om de afstand te berekenen.
Let op: Als je een retourrit selecteert, wordt de afstand weergegeven als een enkele rit, maar het Vergoedingsbedrag wordt berekend voor de volledige reis.
Voertuig: het voertuig dat je voor je reis hebt gebruikt.
Vergoedingstarief: het tarief per kilometer of mijl.
Datum: de datum waarop de reis begon.
Tijd: het geschatte tijdstip waarop de reis begon.
Vergoedingsbedrag: het berekende bedrag op basis van de afstand en het tarief.
Beschrijving van de reis: bijv. Een zakenreis van Amsterdam naar Brussel.
Bijlage (optioneel): je kunt een betalingsbewijs toevoegen, zoals een factuur.
Opmerking voor beoordelaars: je kunt een extra toelichting toevoegen over je reis.
Kostencategorie (optioneel): je kunt een kostencategorie opgeven.
Hoe een kilometervergoeding aanvragen in de webapp
Tip: Voor een snelle handleiding over het toevoegen van een kilometervergoeding via de mobiele app van Soldo, bekijk dit artikel: Kilometervergoeding.
Om een kilometervergoeding aan te vragen, moet je deze toevoegen als een transactie.
- Navigeer naar je transactielijst en selecteer Transactie toevoegen.
- Selecteer Kilometervergoeding.
- Voer handmatig de afstand in of gebruik onze handige kaartfunctie om deze te berekenen. Als je de kaart gebruikt, geef dan het vertrekpunt en de bestemming op en kies de afstand op basis van de voorgestelde routes. Je moet aangeven of het om een enkele reis, een retourreis of een reis met meerdere tussenstops ging.
Let op: De afstandseenheid wordt bepaald door het land waarin het bedrijf is geregistreerd. Bijvoorbeeld, als je bedrijf in het VK is geregistreerd, kun je geen kilometers gebruiken in plaats van mijlen. - Selecteer het privévoertuig dat je hebt gebruikt, of laat dit veld leeg als het niet is vermeld. Als het voertuig is vermeld, is er mogelijk al een vergoedingstarief gekoppeld dat je niet kunt bewerken. Zo niet, dan moet je een tarief per kilometer of mijl invoeren.
- Vul daarna de reisinformatie in, inclusief datum en geschatte tijd. Je kunt ook een beschrijving toevoegen.
- Tot slot zijn er opties om bewijsstukken toe te voegen en een kostencategorie te selecteren.
- Ben je tevreden met de ingevoerde informatie? Klik dan op Vergoeding aanvragen.
Beoordelingsfase (optioneel)
De kilometervergoedingstransactie wordt direct verzonden naar de sectie Uitgaven controleren. Transacties worden beoordeeld en goedgekeurd op dezelfde manier als eigen uitgaven en worden beschouwd als transacties met een persoonlijke betaalmethode.
Net als bij andere transacties wordt ook de kilometervergoeding opgenomen in een onkostennota. Ga hiervoor naar het gedeelte ‘Uitgaven’ en klik op ‘Onkostennota’s’.
Je kunt de kilometervergoedingen ook vinden in zowel de secties ‘Gebruikers’ als ‘Rapporten’ door het filter ‘Transactietype’ te gebruiken.