Kilometervergoeding

Kilometervergoeding is een vergoeding uitgekeerd door het bedrijf die een persoonlijk voertuig gebruiken voor zakenreizen. Deze vergoeding dient voor uitgaven zoals brandstof, slijtage en onderhoud. Zo moeten werknemers zich geen zorgen maken over de kosten van hun persoonlijk voertuig dat gebruikt wordt voor het werk. Soldo heeft ook financiële oplossingen voor brandstof, zoals tankkaarten. Deze handige toepassingen zijn beschikbaar in alle markten waar Soldo actief is.

Hoe kan ik mijn kilometervergoeding aanvragen?

Nadat u uw persoonlijk voertuig gebruikt heeft voor het werk, kan u het aantal kilometers ingeven als een kost die u zelf gemaakt heeft. De vergoeding is berekend op basis van de afstand en de vastgelegde vergoeding per kilometer. Deze transacties worden dan gecontroleerd en goedgekeurd als een onkost.

Om het kilometervergoedingsproces te vereenvoudigen, kunnen de Beheerders en Superbeheerders hun persoonlijke voertuigen registreren in Soldo en de vergoeding per kilometer opslaan. Werknemers kunnen dan hun gereden kilometers ingeven en hun vergoeding aanvragen. Wanneer een werknemer niet wil dat hun persoonlijke voertuig opgeslagen wordt in Soldo, dan moeten ze een vergoeding per kilometer ingeven tijdens de vergoedingsaanvraag. 

Voor Beheerders/Superbeheerders: Een voertuig of voertuigen toevoegen

In Soldo kunnen Beheerders en Superbeheerders voertuigen toevoegen om transacties en tankbeurten gemakkelijk te benoemen. Zo wordt het ook gemakkelijker te maken voor werknemers om kilometervergoedingen aan te vragen voor hun zakenreizen. 

1. Voeg voertuigen toe door te klikken op ‘Configureren’ aan het menu in de linkerkant, klik dan op ‘Voertuigen’.   
2. Klik op ‘Voertuig toevoegen’
3. Hier kun je het kenteken van het voertuig invullen, en een naam/omschrijving om identificatie te vergemakkelijken. Er zijn ook optionele velden voor het brandstoftype.  
4. Geef aan of het voertuig een persoonlijk of bedrijfsvoertuig is, gebaseerd op wie de eigenaar van het voertuig is. 
5. Voor persoonlijke voertuigen kun je de vergoeding per kilometer of mijl toevoegen, zoals aangegeven. Let op, een werknemer kan dit niet wijzigen tijdens een aanvraag voor kilometervergoeding. Als hun voertuig echter niet in de lijst staat of het tarief niet is gespecificeerd, moet de werknemer het vergoedingspercentage invoeren.
6. Kies het BTW-tarief, als dit van toepassing is.
7. Sla het voertuig op.

Voor werknemers: Details om de onkostenbeoordeling te versnellen 

Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk informatie geeft om het beoordelingsproces te vergemakkelijken. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt:

Afstand: de afstand die je hebt afgelegd. Je kunt de gereden mijlen of kilometers handmatig invoeren of de kaartfunctie gebruiken om de afstand te berekenen. 

Voertuig: het voertuig dat je hebt gebruikt voor je reis. 

Vergoedingstarief: het tarief per kilometer of km. 

Datum: de datum waarop je de reis bent begonnen.  

Tijd: de geschatte tijd waarop je de reis bent begonnen. 

Terugbetaalbaar bedrag: het bedrag dat u verwacht terugbetaald te krijgen. 

Beschrijving van de reis: bijvoorbeeld een zakenreis van Rome naar Milaan. 

Bijlage (optioneel): je kunt jouw betalingsbewijs toevoegen, zoals een factuur. 

Notitie voor beoordelaars: je kunt een notitie voor beoordelaars typen om meer informatie over je reis te geven. 

Onkostencategorie (optioneel): je kunt de onkostencategorie opgeven.

Voor werknemers: Hoe vraag je een kilometervergoeding aan

Om uw kilometervergoedingsaanvraag toe te voegen, moet je het toevoegen als een transactie.

1. Ga naar de transactielijst en klik op het plus-icoon om een nieuwe transactie toe te voegen (+).
2. Selecteer ‘Kilometervergoeding’.
3. Voer de afstand van de reis handmatig in of gebruik onze handige kaartfunctie om de afstand te berekenen. Als je de kaart gebruikt, voer dan het vertrekpunt en de bestemming in en selecteer de afstand op basis van de aangeboden routes. Je moet aangeven of de reis een enkele reis was, een retourreis of dat er meerdere stops waren. Let op, de afstandsmeting wordt bepaald door de markt waar het bedrijf is geregistreerd. Als je bedrijf bijvoorbeeld is geregistreerd in Nederland, kun je bij het berekenen van de afstand geen mijlen in plaats van kilometers gebruiken.
4. Selecteer het persoonlijke voertuig dat je gebruikt hebt voor je trip, als dit niet in de lijst staat, vult het dan niet in. (Lees in het stappenplan voor Beheerders hoe je een voertuig kan toevoegen aan de Soldo-account.) 
5. Als je voertuig in de lijst staat, is er mogelijk al een vergoedingstarief aan gekoppeld dat je niet kunt wijzigen. Anders moet je een vergoeding per kilometer of mijl invoeren. 
6. Voer vervolgens de gegevens van je reis in, waaronder de datum en het geschatte tijdstip van de reis. Je hebt de optie om een beschrijving in te voeren.
7. Tot slot zijn er opties om bijlagen van betalingsbewijzen en een onkostencategorie toe te voegen.
8. Als je tevreden bent met de verstrekte informatie, klik je op 'Vergoeding aanvragen'.

Onkostenreview (optioneel) 

De kilometervergoedingstransactie kan je terugvinden bij de Onkostenbeoordeling. Transacties worden beoordeeld en goedgekeurd op dezelfde manier als onkosten die uit eigen zak betaald worden en worden beschouwd als een persoonlijke uitgave. 

Net als alle andere transacties wordt ook de kilometervergoeding opgenomen in een onkostennota. Je hoeft alleen maar naar de sectie 'Onkosten' te gaan en op 'Onkostenrapporten' te klikken. 

Je kunt de transacties voor de kilometervergoeding ook vinden in beide secties 'Gebruikers' en 'Rapporten' door de filter 'Soort transactie' te gebruiken.