Om de kaarten die je hebt aangemaakt te gebruiken, moet je eerst geld overboeken naar de gekoppelde wallet van de kaart. Dit geeft je meer controle over de uitgaven van gebruikers, doordat de kaart alleen toegang heeft tot het bedrag dat jij naar de wallet overmaakt.
Eenmalige directe overboeking vanuit een Hoofdportemonnee
1. Selecteer in het menu aan de linkerkant Portemonnees en daarna Hoofdportemonnees.
2. Selecteer de portemonnee waarvan je geld wilt overboeken.
3. Selecteer het tabblad Overboekingen.
4. Kies Selecteer bestemming.
5. Kies de bestemming voor je overboeking en selecteer daarna Bevestigen.
6. Voer het bedrag in dat je wilt overboeken en selecteer Overboeking bevestigen.
Het geld wordt direct overgeboekt van de Hoofdportemonnee naar de door jou gekozen bestemming.
Wanneer je een kaart aanmaakt in Soldo, moet deze gekoppeld zijn aan een financieringsbron. Dit bepaalt uit welke portemonnee de kaart geld haalt als er een betaling wordt gedaan.
Financieringsbronnen voor Gebruikers- en Bedrijfskaarten
De beschikbare financieringsbronnen zijn afhankelijk van het type kaart en je Soldo-abonnement:
Gebruikerskaarten
- Gebruikersportemonnee – Een persoonlijke portemonnee gekoppeld aan de gebruiker. Je kunt er naar behoefte geld naartoe overboeken.
- Hoofdportemonnee – De kaart heeft toegang tot het volledige saldo van de Hoofdportemonnee (afhankelijk van eventuele uitgavenregels of limieten).
- Bedrijfsportemonnee – Beschikbaar bij Plus en Unlimited abonnementen. Gebruik dit voor team- of afdelingsbudgetten.
Bedrijfskaarten
- Gereserveerde portemonnee – Een speciale portemonnee die alleen deze specifieke Bedrijfskaart financiert.
- Hoofdportemonnee – Volledige toegang tot de Hoofdportemonnee (uitgavenlimieten en kaartregels blijven van toepassing).
- Bedrijfsportemonnee – Beschikbaar bij Plus en Unlimited abonnementen.
Eenmalige overboeking doen vanuit een Hoofdportemonnee
Met eenmalige overboekingen kun je handmatig geld overboeken van je Hoofdportemonnee naar elke andere portemonnee in je account.
- Selecteer in het navigatiemenu Portemonnees > Hoofdportemonnees.
- Selecteer de Hoofdportemonnee voor de betreffende valuta.
- Ga naar het tabblad Overboekingen.
- Klik op het veld Overboeking naar .
- Kies de bestemmingsportemonnee via de tab-navigatie (bijv. een Gebruikersportemonnee, Gereserveerde portemonnee of Bedrijfsportemonnee) en klik dan op Bevestigen.
- Voer het bedrag in en voeg eventueel een notitie toe, selecteer daarna Overboeking bevestigen.
Voorbeelden van eenmalige overboekingen:
- Overboeken van de Hoofdportemonnee naar een Gebruikersportemonnee om een Gebruikerskaart te financieren
- Overboeken naar een Gereserveerde portemonnee om een Bedrijfskaart te financieren
- Overboeken naar een Bedrijfsportemonnee om een team-, project- of afdelingsbudget te financieren (alleen Plus en Unlimited)
Overboeken vanuit een Bedrijfsportemonnee
Als je een Plus of Unlimited abonnement hebt en gebruikmaakt van Bedrijfsportemonnees, kun je direct geld overboeken naar:
- Gebruikersportemonnees
- Bedrijfskaarten (via Gereserveerde portemonnees)
- Andere Bedrijfsportemonnees
- De Hoofdportemonnee
- Selecteer in het navigatiemenu Portemonnees > Bedrijfsportemonnees.
- Selecteer de Bedrijfsportemonnee waarvan je wilt overboeken.
- Ga naar het tabblad Overboekingen.
- Klik op het veld Overboeking naar .
- Kies de bestemmingsportemonnee via de tab-navigatie (bijv. een Gebruikersportemonnee, Gereserveerde portemonnee of Bedrijfsportemonnee) en klik dan op Bevestigen.
- Voer het bedrag in en voeg eventueel een notitie toe, selecteer daarna Overboeking bevestigen.
Eenmalige bulkoverboeking doen
Als je een Unlimited klant bent, profiteer je van Bulk eenmalige overboekingen. Met bulkoverboekingen kun je in één keer geld overmaken naar meerdere portemonnees, handig om meerdere Gebruikerskaarten of Bedrijfskaarten tegelijk te financieren.
- Ga naar het tabblad Overboekingen in je Hoofd- of Bedrijfsportemonnee.
- Selecteer Bulkoverboeking uitvoeren.
- Download het sjabloon, vul de portemonneegegevens en bedragen in, en upload vervolgens het bestand.
- Controleer en bevestig de overboeking.
Automatische overboekingen instellen
Om handmatig werk te verminderen en portemonnees consequent van saldo te voorzien, kun je automatische overboekingen instellen. Er zijn twee types:
1. Periodieke overboekingen
- Automatiseer overboekingen op een vast schema - dagelijks, wekelijks of maandelijks.
- Je kunt een vast bedrag aanvullen of de portemonnee tot een specifiek saldo aanvullen.
2. Overboekingen bij laag saldo
- Activeer een overboeking wanneer het saldo van de portemonnee onder een bepaald bedrag zakt.
- Stel limieten in voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse overboekingen om controle te houden.
Je vindt de optie om periodieke of laag-saldo overboekingen in te stellen onder het tabblad Overboekingen van de gekozen portemonnee.
Automatiseer overboekingen met presets
Als je een Unlimited abonnement hebt, kun je automatische overboekingspresets gebruiken om dezelfde opwaardeerregels toe te passen op meerdere portemonnees tegelijk.
Dit is ideaal voor grotere organisaties die portemonneefinanciering willen opschalen en toch consistente regels willen behouden.
Elke preset bevat:
- Type overboeking (periodiek of bij laag saldo)
- Opwaardeerregels (bedragen en drempels)
- Bronportemonnee (bijv. Hoofd- of Bedrijfsportemonnee)
- De lijst met portemonnees waarop de preset van toepassing is
Na toewijzing beheert de preset automatisch de opwaarderingen volgens jouw regels. Je kunt presets op elk moment bewerken, opnieuw toewijzen of verwijderen.
Hulp nodig bij het beheren van uitgaven?
Voor hulp bij het instellen van kaartregels, kaartlimieten en uitgavencontroles, zie onze gids: Kaartregels en uitgavenlimieten instellen.