Bewerken
Zodra de onkostenevaluatie is geactiveerd, kun je de instellingen op elk moment bewerken en configureren. Volg deze stappen om dit te doen:
1. Selecteer in het menu aan de linkerkant Onkosten > Onkostenevaluatie.
2. Selecteer Bewerken.
3. Hier kun je toegang krijgen tot de 3 tabbladen (Onkosten, Herinnering, Evaluatieproces) om je onkostenevaluatieproces te configureren.
Een bestedingsbeleid toevoegen
Je kunt een link naar je bestedingsbeleid toevoegen zodat goedkeurders dit als referentie kunnen gebruiken bij het beoordelen van onkosten. Om dit te doen:
1. Selecteer op het tabblad Onkosten de optie Bewerken naast de link naar het bestedingsbeleid.
2. Voer de link naar je bestedingsbeleid in en selecteer Wijzigingen opslaan.
Herinneringen configureren
Met herinneringen kun je regels instellen om ervoor te zorgen dat gebruikers verplichte details toevoegen aan elke transactie. Ook kun je automatische e-mails instellen om gebruikers te informeren over ontbrekende gegevens in hun onkosten.
1. Selecteer het tabblad Herinnering.
2. Selecteer Ga naar Herinneringen.
3. Selecteer Aanpassen om de regels en e-mailherinneringen te configureren.
- Je kunt regels instellen om te bepalen welke details verplicht zijn voor elke transactie. Wat je hier selecteert, wordt als verplicht weergegeven voor gebruikers.
- Je kunt e-mailherinneringen instellen om gebruikers eraan te herinneren hun onkosten te voltooien. We sturen twee e-mails: één op de deadline-dag en één vooraf (Voor-deadline).
4. Nadat je de wijzigingen hebt aangebracht, selecteer Opslaan.
Het beoordelingsproces configureren
Je kunt het beoordelingsproces aanpassen aan je behoeften. Je kunt bijvoorbeeld:
- De naam en beschrijving wijzigen.
- Nieuwe voorwaarden toevoegen of bestaande bewerken - dit zijn de criteria waaraan moet worden voldaan om in het beoordelingsproces te worden opgenomen.
Opmerking: Als je meer dan één voorwaarde instelt, moet aan alle voorwaarden worden voldaan om in het beoordelingsproces te worden opgenomen.
- Stappen bewerken of toevoegen - stappen bepalen de workflow die de onkosten zullen doorlopen. Hier kun je bepalen wie de beoordelaar is in elke stap.
Om je beoordelingsproces te configureren:
1. Selecteer het tabblad Beoordelingsproces.
2. Selecteer de drie puntjes naast het proces dat je wilt configureren en selecteer vervolgens Bewerken.
3. Selecteer Bewerken naast de sectie die je wilt configureren. Bijvoorbeeld:
Details bewerken
- Selecteer Bewerken.
- Voer de naam en beschrijving in en selecteer vervolgens Opslaan.
Voorwaarden bewerken
- Selecteer Bewerken.
- Bewerk, voeg toe of verwijder je voorwaarden en selecteer vervolgens Opslaan.
Stappen bewerken
- Selecteer Bewerken.
- Selecteer de stap die je wilt bewerken of voeg een nieuwe stap toe.
- Bepaal wie deze stap kan beoordelen en selecteer vervolgens Wijzigingen opslaan.
Tip: Je kunt ook automatisering toevoegen aan je beoordelingsproces om het verder te stroomlijnen. Selecteer eenvoudig de optie Automatisering configureren tijdens het bewerken van je stap.
- Na het aanbrengen van wijzigingen, selecteer Opslaan.
De onkostenevaluatie deactiveren
De onkostenevaluatie kan op elk moment worden gedeactiveerd. Zodra je deze functie deactiveert, kunnen goedkeurders geen onkosten meer beoordelen. Volg deze stappen om de onkostenevaluatie te deactiveren:
1. Selecteer Deactiveer 'Onkostenevaluatie'.
2. Bevestig door Ja, deactiveren te selecteren.
Je kunt de onkostenevaluatie op elk moment opnieuw activeren. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie: De onkostenevaluatiefunctie instellen.