Afbeeldingen tonen
Transactierapporten helpen je om transacties in realtime te volgen, analyseren en downloaden. Het is een krachtig hulpmiddel voor financiële teams die duidelijkheid willen over uitgaven en volledige controle over rapportages.
Ze bieden:
- Realtime gegevens om activiteiten direct te volgen
- Aangepaste filters om precies de transacties te isoleren die voor jou relevant zijn
- Downloadformaten die passen bij je tools en workflows
Transactierapporten bekijken in de webapp
Om rapporten te bekijken in de webapp, kies in het menu aan de linkerkant Rapporten > Transacties. Standaard zie je alle transacties van de laatste 30 dagen, weergegeven in een tabel met onderaan een korte financiële samenvatting.
Financiële samenvatting
De financiële samenvatting geeft je snel inzicht in:
- Uitgaand bedrag – Totaalbedrag van uitgaande transacties
- Inkomend bedrag – Totaalbedrag van ontvangen gelden
- Belastbaar – Totaalbedrag onderhevig aan belasting
- BTW – Totaalbedrag aan btw
Opmerking: De financiële samenvatting wordt bijgewerkt zodra je filters toepast. De weergegeven cijfers zijn gebaseerd op de momenteel geselecteerde filters. Standaard zie je bij het openen van het transactierapport de gegevens van de laatste 30 dagen.
Wat is het verschil tussen Belastbaar en BTW?
Het belastbare bedrag is het totaal van alle transacties waaraan een btw-tarief is toegekend. Alleen transacties met een toegewezen btw-tarief worden meegenomen in de berekening.
Het BTW-bedrag is het berekende btw-gedeelte op basis van het toegepaste btw-percentage (bijv. 20%).
Opmerking: Als een transactie een btw-tarief van 0% heeft, wordt deze wel meegenomen in het belastbare bedrag maar niet in het btw-bedrag.
Je weergave aanpassen
De ene dag heb je misschien genoeg aan een kort overzicht, terwijl je de volgende dag meer details nodig hebt. Je kunt kolommen in- of uitschakelen om precies de gegevens te zien die je nodig hebt. Deze flexibiliteit helpt je om een aangepast overzicht te creëren zonder overbodige informatie.
Opmerking: De instellingen voor kolomweergave zijn alleen van toepassing op de weergave in de webapp. Ze beïnvloeden niet hoe de kolommen eruitzien in de gedownloade rapporten. Wil je het downloadformaat aanpassen, gebruik dan de functie Aangepaste sjabloon export.
Essentiële kolommen (altijd zichtbaar)
Deze kolommen zijn altijd zichtbaar en kunnen niet worden uitgeschakeld:
- Bedrag
- Autorisatiedatum
- Beschrijving
Standaardkolommen
Deze kolommen zijn standaard zichtbaar. Je kunt ze naar wens tonen of verbergen:
- Bijlage
- Kaart
- Naam van kaart
- Naam van wallet
- Kostenrubriek
- Lijsten
- Verplichte details
- Transactie-eigenaar
- Status van transactie
- Type transactie
- BTW-tarief
Opmerking: Als je iets wijzigt in de kolomweergave, kun je deze altijd terugzetten door op Standaard herstellen te klikken. De essentiële en standaardkolommen worden dan opnieuw weergegeven.
Optionele kolommen
Deze kolommen zijn standaard niet zichtbaar. Je kunt ze zelf in- of uitschakelen:
- Goedkeuringsstatus
- Autorisatiecode
- Type kaart
- Wisselkoers
- Uitgavenbeleid
- Declaratienummer
- Uitgavetype
- Kosten
- Gemarkeerd
- Bedrag in vreemde valuta
- Groep
- Winkelierscategorieën
- Notities
- Betaalmethode
- Gecontroleerd door
- Verwerkingsdatum
- Overgeboekt van
- Overgeboekt naar
- BTW-bedrag
Je gegevens filteren
Met filters kun je je dataset verfijnen om precies te vinden wat belangrijk is. Je kunt meerdere filters tegelijk combineren en toepassen om in realtime te zoeken.
Er zijn 5 hoofdfilters beschikbaar:
- Datum
- Valuta
- Wallets
- Kaarten
- Gebruikers
1. Datumfilter
Standaard worden transacties weergegeven op basis van hun autorisatiedatum. Wil je liever de verwerkingsdatum gebruiken, dan kun je dat aanpassen via het datumfilter.
Wat is het verschil tussen autorisatiedatum en verwerkingsdatum?
- De autorisatiedatum is de dag waarop de betaling is gedaan en het beschikbare saldo is bijgewerkt. Deze datum is handig om de uitgaven bij te houden op het moment dat ze plaatsvinden.
- De verwerkingsdatum is wanneer de betaling definitief wordt geboekt, het grootboek wordt bijgewerkt en het geld daadwerkelijk van de rekening wordt gehaald. Dit kan enkele dagen na de autorisatie plaatsvinden, afhankelijk van de winkelier. De verwerkingsdatum is handig voor reconciliatie.
Opmerking: Wanneer je gegevens bekijkt in de mobiele of webapp, worden de transactiedatums weergegeven in jouw lokale tijdzone, d.w.z. de tijdzone van het apparaat waarmee je Soldo opent. Wanneer je gegevens exporteert, worden de datums weergegeven in de tijdzone van het land waarin je account geregistreerd is, ongeacht waar je je op dat moment bevindt.
Je kunt ook het datumbereik voor je rapport kiezen.
Filteren op:
- Autorisatiedatum
- Verwerkingsdatum
Datumbereik:
- Laatste 30 dagen (standaard)
- Deze maand
- Vorige maand
- Dit jaar
- Vorig jaar
- Aangepast bereik (via kalenderselectie)
2. Valutafilter
Als je meerdere valuta’s hebt geactiveerd, kun je via het dropdownmenu een specifieke valuta kiezen voor je rapport.
Opmerking: Je kunt slechts één valuta tegelijk bekijken (bijv. GBP, EUR, USD).
3. Walletfilter
Als je snel transacties wilt vinden die gefinancierd zijn vanuit specifieke wallets, kun je het walletfilter toepassen. Standaard worden alle wallets weergegeven, inclusief verwijderde wallets, maar je kunt dit verfijnen om alleen actieve of verwijderde wallets te tonen via de Weergeven-keuzelijst.
Tip: Verwijderde wallets worden duidelijk gemarkeerd met een label “Verwijderd”.
Je kunt filteren op elke combinatie van de volgende types:
- Gebruikerswallets
- Bedrijfswallets
- Hoofdwallets
Opmerking: De beschikbare wallets zijn afhankelijk van de valuta die je hebt gekozen in het valutafilter. Als je bijvoorbeeld GBP selecteert, kun je alleen filteren op wallets in GBP.
4. Kaartfilter
Als je transacties van specifieke kaarten wilt terugvinden, kun je het kaartfilter gebruiken. Standaard worden alle kaarten weergegeven, ook verwijderde. Je kunt het overzicht beperken tot actieve of verwijderde kaarten via het dropdownmenu Weergeven. Je kunt filters combineren om het resultaat verder te verfijnen. Als je bijvoorbeeld al op bepaalde wallets hebt gefilterd, kun je vervolgens kaarten filteren binnen die selectie.
Tip: Verwijderde kaarten worden duidelijk gemarkeerd met een label “Verwijderd”.
Je kunt een combinatie selecteren van:
- Gebruikerskaarten
- Bedrijfskaarten
5. Gebruikersfilter
Wil je transacties vinden die door specifieke gebruikers zijn uitgevoerd, gebruik dan het gebruikersfilter. Standaard worden alle gebruikers weergegeven, ook verwijderde. Je kunt de selectie verfijnen naar actieve of verwijderde gebruikers via het dropdownmenu Weergeven. Zoals altijd kun je filters combineren om nog preciezer te zoeken.
Tip: Verwijderde gebruikers worden gemarkeerd met een label “Verwijderd”.
Filters wissen
Heb je meerdere filters toegepast en wil je opnieuw beginnen? Dan hoef je ze niet handmatig te verwijderen. Klik gewoon op “Alle filters wissen” om alles in één keer te resetten.
Opmerking: Deze actie verwijdert alleen de filters. Als je de kolomweergave hebt aangepast, blijft die ongewijzigd. Om kolommen te resetten, ga je naar het kolominstellingenmenu en selecteer je de juiste optie.
Gebruik van ‘Meer filters’
Naast de 5 hoofdfilters (datum, valuta, wallets, kaarten en gebruikers) kun je ook Meer filters toepassen om je gegevens nog verder te verfijnen en de exacte transacties te vinden die je zoekt. Net als bij de hoofdfilters kun je meerdere filters tegelijkertijd combineren en toepassen. Aanbevolen artikel: Voor gedetailleerde informatie over transactie-filters, zie dit artikel: Hoe worden transacties gefilterd binnen Soldo?.
Meer filters zijn onderverdeeld in:
Algemene filters
- Transactietype (bijv. Betaling, Geldopname, Kilometervergoeding)
- Transactiestatus (bijv. Verwerkt, Geweigerd)
- Bijlage (bijv. Ontbreekt, Aanwezig)
- Betaalmethode (bijv. Gebruikerskaart, Bedrijfskaart, Persoonlijke betaalmethode)
- Kostenrubriek
- BTW-tarief
Geavanceerde filters
- Goedkeuringsstatus (bijv. Goedgekeurd, Geweigerd)
- Uitgavenbeleid (bijv. Buiten beleid, Binnen beleid)
- Uitgavetype (bijv. Reizen & entertainment, Zakelijk, Privé)
- Gemarkeerde transacties
- Lijsten
- Gereviewd door
‘Meer filters’ toepassen
- Klik op de optie Meer filters.
- Je ziet twee tabbladen:
-
Alle filters – Selecteer, combineer en pas meerdere filters toe uit de secties Algemeen en Geavanceerd.
-
Geselecteerde filters – Een overzicht van de actieve filters, met de mogelijkheid om ze aan te passen.
- Klik op Filters toepassen om je dataset te updaten op basis van je selectie.
Verfijnen met subfilters
Als je een hoofdfilter aanvinkt, worden automatisch alle subfilters geselecteerd. Wil je dit verder verfijnen, klik dan op de pijl naast het filter om specifieke subfilters aan of uit te zetten.
Tip: Je kunt subfilters verfijnen vanuit het tabblad Alle filters en het tabblad Geselecteerde filters.
Veelgestelde vragen
Kan ik de rapporten downloaden?
Ja, zodra je je filters hebt toegepast en het rapport hebt samengesteld, kun je de gegevens in verschillende formaten downloaden voor verdere analyse of verwerking. Zie dit artikel voor meer informatie: Transactierapporten downloaden.
Kan ik mijn filters opslaan?
Het opslaan van filters wordt momenteel niet ondersteund.