Je kunt voertuigen toevoegen aan je Soldo-account om duidelijkere rapportages te krijgen, de compliance te verbeteren en je onkostenprocessen te stroomlijnen, vooral voor bedrijven die wagenparken beheren of werknemers hebben die regelmatig rijden.
Waarom een voertuig toevoegen in Soldo?
Voertuigen toevoegen aan je account is meer dan alleen administratie. Het maakt slimmer volgen en rapporteren van brandstofuitgaven mogelijk. Zodra een voertuig is toegevoegd, kun je het koppelen aan een Soldo-brandstofpas om:
- Kosten direct aan het voertuig te koppelen, niet aan de werknemer
- De btw-behandeling en kilometervergoeding te stroomlijnen
- Operationeel inzicht te verkrijgen zoals kosten per kilometer en brandstofefficiëntie
- Ondersteunen van audit trails en fiscale compliance (bijvoorbeeld HMRC, btw-regels)
- Uitgaven automatisch toe te wijzen aan de juiste afdeling of kostenplaats
- Misbruik of afwijkingen te identificeren zoals meerdere tankbeurten of verkeerde brandstoftypes
Hoe voeg je een voertuig toe
- Selecteer in het navigatiemenu Configureren.
- Selecteer Voertuigen.
- Selecteer Voertuig toevoegen.
- Vul de voertuiggegevens in:
- Kenteken – unieke identificatie voor het voertuig
- Brandstoftype – benzine, diesel, LPG, LNG methaan, elektrisch of onbekend
- Voertuigtype – Zakelijk of Privé
- Vergoedingspercentage – vast tarief voor het berekenen van kilometerclaims (bijv. £ per mijl of € per km)
- Naam/omschrijving – om het voertuig op het platform te kunnen identificeren
- Btw-tarief – voor een correcte teruggave of compliance-behandeling
- Selecteer Bevestigen om het voertuig aan je account toe te voegen.
Het veld voor het btw-tarief begrijpen
Het btw-tarief helpt bij de juiste behandeling van brandstoftransacties, vooral als je bedrijf btw terugvordert of moet voldoen aan fiscale regels.
In Soldo kun je een percentage toepassen dat weerspiegelt hoe het voertuig wordt gebruikt:
- 100% – als het voertuig uitsluitend zakelijk wordt gebruikt
- 40% – als het voertuig zowel zakelijk als privé wordt gebruikt
- Niet toepassen – als geen btw-aftrek nodig is
Weet je niet zeker welk tarief van toepassing is? Beweeg dan met je muis over de tooltip naast het veld in het platform. Zo krijg je snel, contextuele uitleg zonder vertraging.
Bestaande voertuigen beheren
In Configureren > Voertuigen zie je een lijst van alle voertuigen die aan je account zijn toegevoegd. Voor elk voertuig kun je:
- Gekoppelde kaarten bekijken – handig voor gedeelde voertuigen (bijvoorbeeld bedrijfsbusjes)
- Details bewerken – waaronder kenteken, brandstoftype, vergoedingspercentage en meer
- Het voertuig archiveren – bewaart de transactiegeschiedenis maar ontkoppelt alle gekoppelde kaarten
- Het voertuig verwijderen – verwijdert het permanent uit je account
Om een voertuig te dearchiveren, selecteer je de drie puntjes naast het gearchiveerde voertuig en kies je Dearchiveren. Het voertuig keert terug naar je actieve lijst, maar eerder gekoppelde kaarten worden niet hersteld.
Een voertuig koppelen aan een Soldo-brandstofpas
Wanneer je een brandstofpas koppelt aan een voertuig, wordt de activiteit van de kaart automatisch aan dat voertuig gekoppeld. In de transactiedetails verschijnen het voertuig en het brandstoftype automatisch. Je kunt de transactie vervolgens verrijken door extra informatie toe te voegen, zoals hoeveelheid brandstof, eenheidsprijs en kilometerstand.
Voor stapsgewijze instructies, zie hoe een brandstofpas te koppelen aan een voertuig.
Automatische berekening van kilometervergoedingen
Als werknemers privévoertuigen voor werk gebruiken en kilometerclaims indienen, betekent het toewijzen van een vergoedingspercentage aan het voertuig:
- Werknemers hoeven niets handmatig te berekenen
- Soldo berekent automatisch de vergoeding op basis van het geselecteerde voertuig en de afgelegde afstand
Dit verbetert de nauwkeurigheid en vermindert administratie voor zowel werknemers als financiële teams. Voor meer informatie over kilometervergoedingen, raadpleeg dit artikel: Hoe kilometervergoeding vergoeden?