Le richieste consentono agli utenti Soldo di chiedere l'autorizzazione per spendere i soldi dell'azienda.
Cosa c'è da sapere
In questo articolo imparerai come configurare i permessi che consentono agli utenti di fare e approvare le richieste.
Nota: per approvare le richieste, un utente deve anche disporre dell'autorizzazione per poter creare un acquisto. Puoi scoprire come configurare gli Acquisti qui.
Da ricordarsi
In quanto Amministratore, ricordati che una persona per poter effettuare una richiesta deve essere un utente registrato sul conto Soldo. Assicurati che tutti i tuoi dipendenti abbiano un utenza per permettergli di poter fare delle richieste all'occorrenza.
Le persone che utilizzano la funzionalità vedranno un record della loro richiesta nella sezione "Richieste". Chiunque abbia un accesso al conto Soldo è un utente che può inviare una richiesta.
Chi può fare cosa
Chi può approvare una richiesta?
Tra i ruoli predefiniti da Soldo: Super amministratori e amministratori.
Chi può vedere tutte le richieste di tutti gli utenti dell'azienda nella sezione "Richieste"?
Tra i ruoli predefiniti da Soldo: Super amministratori e amministratori.
Chi può eliminare una richiesta?
L'utente che ha effettuato la richiesta può eliminarla, ma solo fintanto che la richiesta non sia già stata approvata/rifiutata.
Chi può autorizzare altri utenti Soldo ad approvare le richieste?
Solo i Super amministratori.
Chi può inviare richieste?
Qualunque utente con accesso al conto Soldo.
Come configurare i permessi per approvare le richieste
Da subito, sia i super amministratori che gli amministratori possono approvare le richieste, ma gli altri utenti Soldo no. Tuttavia, configurando i permessi in modo appropriato, i Super admin possono abilitare altri utenti ad approvare le richieste.
Nella sezione "Configura" del menu a sinistra, seleziona "Permessi".
Per permettere a un utente di approvare le richieste, oltre alla possibilità di assegnargli il ruolo di Super amministratore o Amministratore, hai due opzioni:
- puoi creare un nuovo ruolo, personalizzare la configurazione, e quindi assegnarlo agli utenti che lo necessitano
- puoi scegliere di modificare un ruolo personalizzato esistente, che però applicherà queste modifiche per tutti coloro che attualmente hanno quel ruolo.
Ricorda che i ruoli predefiniti non possono essere modificati (quelli con un lucchetto accanto).
Opzione 1: Aggiungere un nuovo ruolo
Per creare un nuovo ruolo, seleziona "Aggiungi ruolo". Quindi configura quel ruolo assicurandoti di selezionare dall'elenco tutti i permessi che ritieni opportuni.
Scorri l'elenco verso il basso fino a "Acquisti e Richieste". Ora assicurati che, come minimo, i permessi "Può approvare/rifiutare richieste" e "Può creare acquisti" siano attivati (con un segno di spunta verde accanto ad essi).
Nota: per poter approvare/rifiutare le richieste, l'utente deve anche essere in grado di creare acquisti. Sta a te decidere se concedere anche il permesso di inviare richieste (ti consigliamo di abilitare questa opzione, in modo che l'utente possa godere dell'intera funzionalità).
Ora scorri verso l'alto l'elenco fino a "Utenti". Qui, assicurati che "Può avere accesso all'elenco degli utenti" sia attivato con un segno di spunta.
Nota: l'attivazione di questo permesso consente alla persona di vedere la sezione 'Utenti' all'interno di Soldo, in modo che possa approvare/rifiutare una richiesta o assegnare un acquisto. È fondamentale che i responsabili degli acquisti e quelli delle approvazioni delle richieste possano vedere tutti gli utenti Soldo di cui gestiscono queste attività.
Successivamente, è importante, come minimo, che un wallet aziendale o uno principale sia visibile all'utente autorizzato.
Quindi scorri di nuovo l'elenco fino a "Wallet aziendale" o "Wallet principali". E qui, assicurati che almeno il permesso "Può avere accesso all'elenco dei Wallet aziendali" o quello "Può avere accesso all'elenco dei Wallet principali" sia attivato con un segno di spunta. Se desideri che l'utente abbia accesso a entrambi, attivali entrambi.
Nota: la visibilità su almeno uno di questi due tipi di wallet è assolutamente necessaria perché l'utente avrà bisogno di selezionare la sorgente dei fondi da dove spendere per completare un acquisto.
Per assegnare questo nuovo ruolo, vai nella sezione "Utenti", seleziona uno degli utenti elencati, e quindi seleziona la scheda "Permessi".
Attiva la sezione "Manager" cliccando sull'interruttore a levetta che mostrarà un segno di spunta verde.
Quindi espandi la casella "Manager" facendo clic sulla freccia in giù. Assicurati che il menu a tendina "Che tipo" sia impostato sul ruolo che hai creato in precedenza nella sezione "Configura > Permessi".
Inoltre, il menu a tendina "Ha accesso a" dovrebbe essere impostato per visualizzare l'insieme di risorse che l'utente può vedere e gestire all'interno di Soldo.
Opzione 2: Modificare un ruolo personalizzato esistente
I super amministratori possono modificare ruoli personalizzati esistenti, in modo che gli utenti possano approvare le richieste e creare acquisti. Tuttavia, ricorda che la modifica sarà effettuata per tutti coloro che attualmente ricoprono quel ruolo all'interno di Soldo.
I ruoli standard esistenti non possono essere modificati (questi ruoli hanno un'icona a forma di lucchetto accanto a essi).
Seleziona uno dei ruoli personalizzati esistenti dall'elenco per aprire l'elenco dei permessi.
Scorri l'elenco verso il basso fino a "Acquisti e Richieste". E quindi segui il resto della configurazione come precedentemente descritto nell'Opzione 1.
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E per la configurazione dei permessi degli Acquisti?
Per approvare le richieste, un utente necessita anche del permesso per creare un acquisto.
Scopri come configurare i permessi per gli Acquisti qui.