Hoe kan ik 'lijsten' aanmaken om transacties te categoriseren?

Lijsten helpen om de transacties van je bedrijf te categoriseren voor analyse en kunnen verwijzen naar specifieke projecten, uitgaven of kostenplaatsen. Soldo Super admins, Admins en Accountants kunnen verschillende lijsten en selecteerbare lista-items maken in de Soldo-webapp. Soldo-gebruikers kunnen vervolgens items uit lijsten selecteren om hun transacties te verrijken. Lees hier meer over lijsten.

Je kunt bestaande lijsten importeren of er handmatig een aanmaken in de Soldo-webapp.

Handmatig een nieuwe lijst maken

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configure > Lists.
3. Selecteer Create list.
4. Voer een naam in en selecteer welke rollen of gebruikers deze lijst kunnen zien.
5. Selecteer Create.

Je kunt nu items aan je lijst toevoegen. Dit zijn de items die gebruikers kunnen selecteren bij het verrijken van transacties. Als je bijvoorbeeld een lijst ‘Afdelingen’ hebt gemaakt, kun je items toevoegen zoals ‘Sales, Marketing, HR, Finance’.

Zo voeg je items toe aan de lijst:

6. Selecteer View list.
   
7. Selecteer Add item.
8. Voer een Code (optioneel), een Naam en een Beschrijving (optioneel) in voor elk item.
   
9. Selecteer Create om op te slaan.

Lijsten verwijderen

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configure > Lists.
3. Selecteer de lijst die je wilt verwijderen door op View list te klikken.
   
4. Selecteer Edit.
   
5. Selecteer Delete [List name].
   

Lista-items bewerken

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configure > Lists.
3. Selecteer de lijst die je wilt bewerken door op View list te klikken.
   
4. Selecteer Edit naast een item om de code, naam of beschrijving te wijzigen.
   

Lijsten importeren

Je kunt lijsten en lijstitems importeren vanuit een CSV-bestand. Je kunt items importeren in een bestaande lijst of een nieuwe lijst maken samen met de geïmporteerde items.

Importeren in een bestaande lijst

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configure > Lists.
3. Selecteer Import list.
4. Selecteer Into an existing list.
5. Selecteer de lijst waaraan je items wilt toevoegen in de dropdown en selecteer vervolgens Continue.
6. Upload je CSV-bestand. (Je kunt in deze stap een sjabloon downloaden).

7. Selecteer Confirm om je lijstitems te importeren.

Importeren en een nieuwe lijst maken

1.  
   1. Log in op de webapp.
   2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configure > Lists.
   3. Selecteer Import list.
   4. Selecteer Into a new list.
   5. Voer een naam in en selecteer welke rollen of gebruikers deze lijst kunnen zien.
   6. Selecteer Continue.
   7. Upload je CSV-bestand. (Je kunt in deze stap een sjabloon downloaden).

Waarvoor dienen ‘Codes’ voor lijstitems?

Het veld code voor lijstitems maakt het mogelijk om een referentie of identificatie aan elk item toe te voegen. Het veld is optioneel, dus je kunt zelf kiezen of je een code toevoegt wanneer je items handmatig maakt of via CSV importeert.

Het codeveld is vooral handig wanneer je een accountingintegratie gebruikt en items uit een extern systeem importeert. Het versnelt de reconciliatie doordat items in Soldo eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan items in het externe systeem.

Je kunt lijstitems zelfs op code zoeken, waardoor het vinden van je aangepaste lijstitems nog eenvoudiger wordt.

Deze krachtige zoekfunctie geldt ook voor de sectie Reports, zodat je snel transacties kunt vinden die aan een lijstitem gekoppeld zijn door op de code te zoeken.

Kan ik de code van het lijstitem zien in gedownloade rapporten?

Ja. Je kunt de code van het lijstitem duidelijk zien in de webapp en in de gedownloade rapporten. De code en de naam van het item kunnen in aparte kolommen worden weergegeven of gecombineerd in één kolom (in het formaat: Lijstnaam: Item (Code)), afhankelijk van de exportopties die je kiest.

Voor meer informatie over het downloaden van transactierapporten en de beschikbare instellingen, raadpleeg je dit artikel: Transactierapporten downloaden.

Lijsten helpen je om de transacties van je bedrijf op een consistente en betrouwbare manier te categoriseren. Ze maken het voor teams eenvoudiger om de juiste details toe te voegen bij het verrijken van uitgaven en geven Finance duidelijkere gegevens voor rapportage, reconciliatie en analyse.

Je kunt lijsten zien als flexibele “tags” die je aan transacties toevoegt. Deze tags geven extra context, zoals afdeling, project, kostenplaats of een andere categorie die je bedrijf wil volgen. Omdat een transactie meerdere lijstitems kan bevatten, kun je verschillende tags tegelijk toepassen, bijvoorbeeld Afdeling plus Kostenplaats plus Projectcode. Deze gelaagde tagging helpt je om uitgaven beter te begrijpen zonder extra werk voor teams.

Lijsten kunnen worden aangemaakt en geconfigureerd in de webapp, zowel handmatig als via CSV-import.

Handmatig een nieuwe lijst maken

Handmatig maken is een snelle manier om aangepaste lijsten op te bouwen die passen bij de manier waarop je bedrijf werkt. Elke lijst fungeert als een categorie van tags, en elk item daarin is een tag die teams kunnen toepassen op hun transacties.

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configure > Transaction settings.
3. Selecteer View naast de optie Lists.
   
4. Selecteer Create list.
   
5. Voer een naam in en kies welke rollen of gebruikers de lijst kunnen zien. Dit houdt tagging relevant en duidelijk voor de juiste teams.
6. Selecteer Create.

Zodra je lijst is aangemaakt, kun je beginnen met het toevoegen van items. Deze items worden de tags die teams selecteren wanneer ze hun transacties verrijken.

Items toevoegen aan de lijst

6. Selecteer View naast de lijst die je wilt beheren.
   
7. Selecteer Create item.
8. Voer een Code (optioneel), Naam en Beschrijving (optioneel) in. Een duidelijke beschrijving helpt gebruikers het juiste item te kiezen wanneer items op elkaar lijken. Selecteer daarna Create om op te slaan.
   

Lijsten bewerken en verwijderen

Als een lijst niet langer nodig is, kun je deze verwijderen om tagging eenvoudig te houden en verwarring te voorkomen. Wil je de lijst niet verwijderen, dan kun je deze ook uitschakelen via de schakelaar Enable for transactions.

Als je wijzigingen in de lijst moet aanbrengen, zoals het bijwerken van de naam of het aanpassen van de zichtbaarheid, kun je de lijst bewerken.

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configure > Transaction settings.
3. Selecteer View naast de optie Lists.
4. Selecteer de lijst die je wilt verwijderen door op View te klikken.
   
5. Selecteer Manage visibility.
   
6. Selecteer Delete of Edit.
   

Lijstitems bewerken

Het bijwerken van lijstitems helpt om tags accuraat en begrijpelijk te houden voor teams.

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configure > Transaction settings.
3. Selecteer View naast de optie Lists.
4. Selecteer de lijst die je wilt bewerken door op View te klikken.
   
5. Selecteer het bewerkpictogram naast het item dat je wilt bijwerken.
   
6. Breng de gewenste wijzigingen aan in de code, naam of beschrijving en selecteer Save.

Lijsten importeren

Importeren maakt het mogelijk om bestaande structuren uit je boekhoudsysteem of interne tools rechtstreeks naar Soldo te brengen. Dit helpt systemen op elkaar af te stemmen, vermindert insteltijd en houdt tagging consistent voor rapportage en reconciliatie.

Importeren in een bestaande lijst

Gebruik deze optie als je nieuwe tags wilt toevoegen aan een lijst die je teams al gebruiken.

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configure > Transaction settings.
3. Selecteer View naast de optie Lists.
4. Selecteer Import list.
   
5. Selecteer Update existing list.
   
6. Selecteer in de dropdown de lijst die je wilt bijwerken en klik op Next.
7. Upload je CSV-bestand en selecteer Next. Je kunt hier ook een CSV-sjabloon downloaden indien nodig.

8. Na het uploaden van je CSV-bestand zie je een overzicht van de wijzigingen aan de bestaande lijst. Wanneer alles klopt, selecteer je Confirm om de nieuwe tags te importeren.
   

Importeren en een nieuwe lijst maken

Als je lijsten extern beheert, kun je met deze optie direct een volledige lijst aanmaken en vullen in één stap.

1. Log in op de webapp.
2. Selecteer in het navigatiemenu Configure > Transaction settings.
3. Selecteer View naast de optie Lists.
4. Selecteer Import list.
5. Selecteer Create a new list.
   
6. Voer een naam in en kies welke rollen of gebruikers de lijst kunnen zien.
7. Selecteer Next.
8. Upload je CSV-bestand. Je kunt hier ook een CSV-sjabloon downloaden indien nodig.
9. Na het uploaden van je CSV-bestand zie je een overzicht van de nieuwe lijstitems. Wanneer alles klopt, selecteer je Confirm om de nieuwe tags te importeren.

Waar dienen codes voor lijstitems voor?

De code geeft elke tag een uniek identificatienummer. Codes zijn optioneel, maar vooral nuttig wanneer lijsten afkomstig zijn uit een extern boekhoudsysteem. Ze versnellen matching en reconciliatie doordat Finance eenvoudig op code kan zoeken.

Je kunt ook op code zoeken in de sectie Reports, waardoor het eenvoudiger wordt om transacties met specifieke tags terug te vinden.

Kan ik codes van lijstitems zien in gedownloade rapporten?

Ja. Rapporten tonen lijstitemcodes in afzonderlijke kolommen of gecombineerd met de itemnaam, afhankelijk van de gekozen exportinstellingen. Dit houdt de gedownloade gegevens helder en eenvoudig te sorteren.

Voor meer informatie over rapportinstellingen, zie Transactierapporten downloaden .