Anzeigen und Filtern von Transaktionsberichten

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Transaktionsberichte helfen dir dabei, Transaktionen in Echtzeit zu verfolgen, zu analysieren und herunterzuladen. Sie sind ein leistungsstarkes Tool für Finanzteams, die Ausgaben nachvollziehen und die volle Kontrolle über ihre Berichterstattung behalten möchten.

Sie bieten:

• Echtzeitdaten, um Aktivitäten sofort zu verfolgen
• Individuelle Filter, um genau die Transaktionen herauszufiltern, die für dich relevant sind
• Dateiformate zum Herunterladen, die zu deinen Tools und Arbeitsabläufen passen

So zeigst du Transaktionsberichte in der Web-App an

Um Berichte in der Web-App aufzurufen, wähle im linken Seitenmenü Berichte > Transaktionen. Standardmäßig werden alle Transaktionen der letzten 30 Tage in einer Tabellenansicht angezeigt, mit einer kompakten Finanzübersicht am unteren Rand.

Finanzübersicht

Die Finanzübersicht zeigt dir auf einen Blick:

• Ausgaben – Gesamtsumme aller ausgehenden Transaktionen
• Einnahmen – Gesamtsumme aller eingehenden Beträge
• Steuerpflichtig – Gesamtsumme der steuerpflichtigen Beträge
• Mehrwertsteuer (MwSt) – Gesamtsumme der MwSt

Hinweis: Die Finanzübersicht wird aktualisiert, sobald du Filter anwendest. Die angezeigten Werte basieren auf den aktuell aktiven Filtern. Standardmäßig zeigt der Transaktionsbericht die Transaktionen der letzten 30 Tage.

Was ist der Unterschied zwischen steuerpflichtig und MwSt?

Der steuerpflichtige Betrag ist die Gesamtsumme aller Transaktionen, denen ein MwSt.-Satz zugewiesen wurde. Nur Transaktionen mit einem definierten Steuersatz fließen in die Berechnung ein.

Der Mehrwertsteuer-Betrag ist der auf Basis des zugewiesenen Steuersatzes berechnete Anteil (z. B. 20%). 

Hinweis: Wenn eine Transaktion einen MwSt.-Satz von 0 % hat, wird sie zwar in die steuerpflichtige Summe aufgenommen, jedoch nicht in die MwSt-Berechnung einbezogen.

Anzeige anpassen

Vielleicht brauchst du an einem Tag nur eine schnelle Übersicht, am nächsten Tag aber detaillierte Daten. Du kannst Spalten nach Bedarf ein- oder ausblenden, um genau die Informationen zu sehen, die du brauchst. So lässt sich deine Ansicht flexibel und übersichtlich gestalten.

Hinweis: Die Spalteneinstellungen gelten nur für deine Ansicht in der Web-App. Sie beeinflussen nicht die Darstellung in heruntergeladenen Berichten. Um die Berichtsformate individuell anzupassen, verwende die Funktion Export mit benutzerdefinierter Vorlage.

Wichtige Spalten (immer sichtbar)

Diese Spalten sind immer sichtbar und können nicht deaktiviert werden:

• Betrag
• Autorisierungsdatum
• Beschreibung

Standardspalten

Diese Spalten sind standardmäßig sichtbar. Du kannst sie frei ein- oder ausblenden:

• Anhang
• Karte
• Kartenname
• Wallet-Name
• Kostenkategorie
• Listen
• Pflichtangaben
• Transaktionsverantwortlicher
• Transaktionsstatus
• Transaktionstyp
• Mehrwertsteuersatz

Hinweis: Wenn du die Sichtbarkeit von Spalten änderst, kannst du die Ansicht jederzeit mit Auf Standard zurücksetzen wiederherstellen. Dadurch werden die wichtigen und Standardspalten wieder eingeblendet.

Optionale Spalten

Diese Spalten sind standardmäßig ausgeblendet. Du kannst sie bei Bedarf ein- oder ausblenden:

• Genehmigungsstatus
• Autorisierungscode
• Kartentyp
• Wechselkurs
• Ausgabenrichtlinie
• Spesenbericht-Nr.
• Ausgabentyp
• Gebühr
• Markiert
• Betrag in Fremdwährung
• Gruppe
• Händlerkategorien
• Notizen
• Zahlungsmethode
• Geprüft von
• Abrechnungsdatum
• Transfer von
• Transfer zu
• Mehrwertsteuerbetrag

Daten filtern

Mit Filtern kannst du deinen Datensatz eingrenzen und dich auf das Wesentliche konzentrieren. Du kannst mehrere Filter gleichzeitig kombinieren und anwenden, um deine Daten in Echtzeit anzupassen.

Es gibt fünf Hauptfilter:

1. Datum
2. Währung
3. Wallets
4. Karten
5. Benutzer

1. Datumsfilter

Standardmäßig werden Transaktionen nach dem Autorisierungsdatum angezeigt. Du kannst dies ändern und stattdessen das Abrechnungsdatum verwenden, indem du das Dropdown-Menü im Datumsfilter nutzt.

Was ist der Unterschied zwischen Autorisierungs- und Abrechnungsdatum?

• Das Autorisierungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Zahlung ausgelöst wurde und das verfügbare Guthaben aktualisiert wurde. Es eignet sich zur Überwachung von Ausgaben in Echtzeit.
• Das Abrechnungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Zahlung abgeschlossen wurde, das Buchungskonto aktualisiert wurde und das Geld tatsächlich vom Konto abgebucht wurde. Je nach Händler kann das einige Tage nach der Autorisierung passieren. Das Abrechnungsdatum ist hilfreich für die Abstimmung.

Hinweis: Wenn du Daten in der App (mobil oder Web) ansiehst, werden die Transaktionsdaten in deiner lokalen Zeitzone angezeigt – also entsprechend deinem Gerät. Wenn du Daten exportierst, erscheinen die Transaktionsdaten in der Zeitzone des Marktes, in dem dein Konto registriert ist, unabhängig davon, wo du dich befindest.

Du kannst auch den gewünschten Datumsbereich für deinen Bericht wählen.

Filtern nach:

• Autorisierungsdatum
• Abrechnungsdatum

Datumsbereich:

• Letzte 30 Tage (Standard)
• Diesen Monat
• Letzter Monat
• Dieses Jahr
• Letztes Jahr
• Benutzerdefinierter Bereich (Kalenderauswahl)

2. Währungsfilter

Wenn mehrere Währungen aktiviert sind, kannst du im Dropdown-Menü die gewünschte Währung für deinen Bericht auswählen.

Hinweis: Du kannst immer nur eine Währung gleichzeitig anzeigen (z. B. GBP, EUR, USD).

3. Wallet-Filter

Wenn du gezielt Transaktionen finden möchtest, die über bestimmte Wallets finanziert wurden, nutze den Wallet-Filter. Standardmäßig werden alle Wallets angezeigt – auch gelöschte. Du kannst die Ansicht aber so filtern, dass nur aktive oder nur gelöschte Wallets angezeigt werden. Öffne dazu das Dropdown-Menü „Anzeigen“ im Wallet-Filter.

Tipp: Gelöschte Wallets sind mit einem Label „Gelöscht“ deutlich gekennzeichnet.

Mit dem Wallet-Filter kannst du beliebige Kombinationen aus folgenden Typen auswählen:

• Benutzer-Wallets
• Unternehmens-Wallets
• Haupt-Wallets

Hinweis: Die verfügbaren Wallets hängen von der im Währungsfilter ausgewählten Währung ab. Wenn du z. B. GBP auswählst, kannst du nur nach GBP-Wallets filtern.

4. Kartenfilter

Möchtest du Transaktionen finden, die mit bestimmten Karten getätigt wurden, nutze den Kartenfilter. Standardmäßig werden alle Karten angezeigt, auch gelöschte. Du kannst aber über das Dropdown-Menü „Anzeigen“ zwischen aktiven und gelöschten Karten wählen. Du kannst diesen Filter mit anderen kombinieren – zum Beispiel, wenn du zuvor nach bestimmten Wallets gefiltert hast.

Tipp: Gelöschte Karten sind mit einem Label „Gelöscht“ deutlich gekennzeichnet.

Du kannst beliebige Kombinationen auswählen aus:

• Benutzerkarten
• Unternehmens-Karten

5. Benutzerfilter

Um gezielt Transaktionen von bestimmten Benutzer:innen anzuzeigen, nutze den Benutzerfilter. Auch hier gilt: Standardmäßig werden alle Benutzer:innen angezeigt, auch gelöschte. Du kannst die Auswahl über das Dropdown-Menü „Anzeigen“ auf aktive oder gelöschte Benutzer:innen einschränken. Du kannst diesen Filter natürlich mit anderen kombinieren, z. B. mit dem Wallet- oder Kartenfilter.

Tipp: Gelöschte Benutzer:innen sind mit einem Label „Gelöscht“ gekennzeichnet.

Filter zurücksetzen

Wenn du mehrere Filter gesetzt hast, aber wieder von vorn beginnen möchtest, musst du sie nicht einzeln entfernen. Klicke einfach auf „Alle Filter löschen“, um die Filtereinstellungen vollständig zurückzusetzen.

Hinweis: Diese Funktion setzt nur die Filter zurück. Wenn du die Spaltenansicht angepasst hast, bleibt diese erhalten. Um die Spaltenanzeige zurückzusetzen, gehe zum Spaltenmenü und wähle die entsprechende Option.

Verwendung von „Weitere Filter“

Zusätzlich zu den fünf Hauptfiltern (Datum, Währung, Wallets, Karten und Benutzer) kannst du Weitere Filter anwenden, um deine Daten noch gezielter zu durchsuchen und bestimmte Transaktionen zu finden. Wie bei den Hauptfiltern kannst du mehrere Filter gleichzeitig kombinieren und anwenden. Empfohlene Lektüre: Ausführliche Informationen zu Transaktionsfiltern findest du in diesem Artikel: Wie werden Transaktionen in Soldo gefiltert?.

Die Weiteren Filter sind unterteilt in:

Allgemeine Filter

• Transaktionstyp (z. B. Zahlung, Bargeldabhebung, Kilometerpauschale)
• Transaktionsstatus (z. B. Abgerechnet, Abgelehnt)
• Anhang (z. B. fehlt, vorhanden)
• Zahlungsmethode (z. B. Benutzerkarte, Unternehmenskarten, persönliche Zahlungsmethode)
• Kostenkategorie
• Mehrwertsteuersatz

Erweiterte Filter

• Genehmigungsstatus (z. B. Genehmigt, Abgelehnt)
• Ausgabenrichtlinie (z. B. außerhalb der Richtlinie, innerhalb der Richtlinie)
• Ausgabentyp (z. B. Reisen & Unterhaltung, Geschäftlich, Privat)
• Markierte Transaktionen
• Listen
• Geprüft von

So verwendest du „Weitere Filter“

1. Klicke auf Weitere Filter.
   
2. Es gibt zwei Registerkarten:

• Alle Filter – Wähle und kombiniere mehrere Filter aus den Bereichen Allgemein und Erweitert.
  
• Ausgewählte Filter – Zeigt dir eine Übersicht deiner aktuellen Filter mit der Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.
  

3. Klicke auf Filter anwenden, um deine gefilterten Daten zu aktualisieren.

Filtern mit Unterfiltern

Wenn du das Kontrollkästchen neben einem Filter aktivierst, werden automatisch alle zugehörigen Unterfilter ausgewählt. Du kannst über das Dropdown-Menü neben jedem Filter einzelne Unterfilter gezielt ein- oder ausschalten.

Tipp: Du kannst die Unterfilter sowohl über die Registerkarte Alle Filter als auch über Ausgewählte Filter anpassen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Berichte herunterladen?

Ja, nachdem du deine Filter angewendet und den Bericht vorbereitet hast, kannst du die Daten in verschiedenen Formaten herunterladen, um sie weiter zu analysieren oder zu verarbeiten. Weitere Infos findest du in diesem Artikel: Transaktionsberichte herunterladen.

Kann ich meine Filter speichern?

Das Speichern von Filtereinstellungen wird derzeit nicht unterstützt.