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Los Recordatorios ayudan a los empleados a mantenerse al día con sus transacciones enviando correos electrónicos automáticos para completar los detalles faltantes. Esto les permite finalizar sus transacciones a tiempo sin que tengas que perseguirlos individualmente.
Puedes configurar Reglas de transacción para especificar los detalles requeridos para cada transacción. Si un empleado no ha proporcionado toda la información necesaria, la transacción permanecerá incompleta y seguirá recibiendo recordatorios hasta que la actualice. Los empleados pueden verificar fácilmente qué información falta revisando sus transacciones, lo que les ayuda a completar sus gastos antes de la fecha límite contable mensual.
Una vez configurados los Recordatorios, enviaremos dos correos electrónicos sobre transacciones incompletas: uno antes de la fecha límite y otro el día de la fecha límite. Si la transacción se realizó con una tarjeta de empresa, estos correos electrónicos se enviarán a todos los usuarios asignados a esa tarjeta. Puedes configurar cuándo se enviarán los recordatorios previos a la fecha límite y el mismo día de la fecha límite, así como excluir a usuarios específicos de recibir Recordatorios.
Cómo configurar los Recordatorios
Nota: Debes iniciar sesión como Super admin o Admin para configurar los Recordatorios.
- En el menú lateral, selecciona Configurar > Recordatorios.
- Activa el interruptor para habilitar los Recordatorios.
- Selecciona Personalizar.
- En la sección Reglas de transacción, elige qué información debe ser obligatoria para cada transacción. Una transacción solo se considera completa cuando los empleados han añadido todos los detalles seleccionados aquí.
Puedes elegir entre:
- Adjuntos – por ejemplo, un recibo o una factura.
- Notas – una descripción de la transacción.
- Categoría de gasto – requiere que se seleccione una categoría de gasto para cada transacción.
- Tasa de IVA – los empleados deberán añadir una tasa de IVA a cada transacción.
- Listas – los empleados deberán seleccionar al menos una de las listas disponibles en el menú desplegable para cada transacción.
Nota: Solo se pueden seleccionar listas visibles para todos los usuarios con el rol de Empleado. - Combustible – los empleados deberán añadir información específica en cada transacción de combustible, como el vehículo, el tipo de combustible, la cantidad, el precio por unidad y la distancia recorrida. Puedes seleccionar qué campos deben ser obligatorios marcando las casillas correspondientes en el menú.
- En la sección Recordatorios por correo electrónico, elige cuándo deseas enviar el recordatorio de la Fecha límite.
Puedes elegir entre:
- Primer día específico del mes (por ejemplo, el primer lunes de cada mes).
- Fecha específica del mes (por ejemplo, el día 28 de cada mes).
- Recurrente semanalmente en un día específico (por ejemplo, todos los jueves).
- Decide cuándo deseas enviar el recordatorio por correo electrónico previo a la fecha límite.
Puedes elegir entre:
- Un día específico antes de la fecha límite (por ejemplo, el viernes antes de la fecha límite).
- Recurrente semanalmente en un día específico antes de la fecha límite (por ejemplo, todos los domingos antes de la fecha límite).
- Puedes excluir a usuarios específicos de los recordatorios seleccionándolos en el menú desplegable.
- Selecciona Guardar.
Efecto de los cambios en las reglas
Cualquier cambio que realices se aplicará a las transacciones realizadas desde el comienzo del mes calendario actual.
Cómo desactivar los Recordatorios
Puedes usar el interruptor para desactivar los Recordatorios en cualquier momento. Esto detendrá inmediatamente el envío de correos electrónicos a los empleados con transacciones incompletas.