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Promemoria aiutano i dipendenti a tenere sotto controllo le loro transazioni inviando email automatiche per eventuali dettagli mancanti. Questo aiuta i dipendenti a completare le loro transazioni in tempo senza che tu debba sollecitarli singolarmente.
Puoi configurare le Regole di transazione per specificare i dettagli richiesti per ogni transazione. Se un dipendente non ha fornito tutte le informazioni necessarie, la transazione rimane incompleta e continuerà a ricevere promemoria finché non la aggiorna. I dipendenti possono facilmente controllare cosa manca visualizzando le loro transazioni, aiutandoli a completare le spese prima della scadenza contabile mensile.
Quando hai configurato i Promemoria, invieremo due email per le transazioni incomplete: una prima della scadenza e una il giorno della scadenza. Se la transazione è stata effettuata con una carta aziendale, queste email saranno inviate a tutti gli utenti assegnati a quella carta. Puoi configurare quando inviare i promemoria pre-scadenza e del giorno di scadenza ed esentare specifici utenti dalla ricezione dei Promemoria.
Come configurare i Promemoria
Nota: Devi accedere come Super admin o Admin per configurare i Promemoria.
- Dal menu laterale, seleziona Configura > Promemoria.
- Seleziona l'interruttore per attivare i Promemoria.
- Seleziona Personalizza.
- Nella sezione Regole di transazione, scegli quali informazioni devono essere obbligatorie per ogni transazione. Una transazione è considerata completa solo quando i dipendenti hanno aggiunto tutto ciò che selezioni qui.
Puoi scegliere tra:
- Allegati – ad es. una ricevuta o fattura.
- Note – una descrizione della transazione.
- Categoria di spesa – richiedi la selezione di una categoria di spesa per ogni transazione.
- Aliquota IVA – i dipendenti dovranno aggiungere un'aliquota IVA a ogni transazione.
- Liste – i dipendenti dovranno aggiungere almeno una delle liste che selezioni nel menu a discesa per ogni transazione.
Nota: Solo le liste visibili a tutti gli utenti con il ruolo di Dipendente possono essere selezionate. - Carburante – i dipendenti devono aggiungere informazioni specifiche a ogni transazione per il carburante, come veicolo, tipo di carburante, quantità, prezzo unitario e distanza. Puoi decidere quali di questi campi devono essere obbligatori selezionando le relative caselle nel menu.
- Dalla sezione Promemoria email, decidi quando inviare il promemoria email della Scadenza.
Puoi scegliere tra:
- Primo giorno specifico del mese (es. primo lunedì di ogni mese).
- Data specifica del mese (es. 28 di ogni mese).
- Ricorrenza settimanale in un giorno specifico (es. ogni giovedì).
- Decidi quando inviare il promemoria email Pre-scadenza.
Puoi scegliere tra:
- Un giorno specifico prima della scadenza (es. il venerdì prima della scadenza).
- Ricorrenza settimanale in un giorno specifico prima della scadenza (es. ogni domenica prima della scadenza).
- Puoi opzionalmente esentare specifici utenti dai promemoria selezionandoli dal menu a discesa.
- Seleziona Salva.
Effetto delle modifiche alle regole
Qualsiasi modifica apportata si applicherà alle transazioni effettuate dall'inizio del mese solare corrente.
Come disattivare i Promemoria
Puoi usare l'interruttore per disattivare i Promemoria in qualsiasi momento. Questo interromperà immediatamente l'invio di email ai dipendenti con transazioni incomplete.
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Promemoria aiutano i dipendenti a tenere sotto controllo le loro transazioni inviando email automatiche per eventuali dettagli mancanti. Questo aiuta i dipendenti a completare le loro transazioni in tempo senza che tu debba sollecitarli singolarmente.
Puoi configurare le Regole di transazione per specificare i dettagli richiesti per ogni transazione. Se un dipendente non ha fornito tutte le informazioni necessarie, la transazione rimane incompleta e continuerà a ricevere promemoria finché non la aggiorna. I dipendenti possono facilmente controllare cosa manca visualizzando le loro transazioni, aiutandoli a completare le spese prima della scadenza contabile mensile.
Quando hai configurato i Promemoria, invieremo due email per le transazioni incomplete: una prima della scadenza e una il giorno della scadenza. Se la transazione è stata effettuata con una carta aziendale, queste email saranno inviate a tutti gli utenti assegnati a quella carta. Puoi configurare quando inviare i promemoria pre-scadenza e del giorno di scadenza ed esentare specifici utenti dalla ricezione dei Promemoria.
Come configurare i Promemoria
Nota: Devi accedere come Super admin o Admin per configurare i Promemoria.
- Dal menu laterale, seleziona Configura > Promemoria.
- Seleziona l'interruttore per attivare i Promemoria.
- Seleziona Personalizza.
- Nella sezione Regole di transazione, scegli quali informazioni devono essere obbligatorie per ogni transazione. Una transazione è considerata completa solo quando i dipendenti hanno aggiunto tutto ciò che selezioni qui.
- Allegati – ad es. una ricevuta o fattura.
- Note – una descrizione della transazione.
- Categoria di spesa – richiedi la selezione di una categoria di spesa per ogni transazione.
- Aliquota IVA – i dipendenti dovranno aggiungere un'aliquota IVA a ogni transazione.
- Liste – i dipendenti dovranno aggiungere almeno una delle liste che selezioni nel menu a discesa per ogni transazione.
Nota: Solo le liste visibili a tutti gli utenti con il ruolo di Dipendente possono essere selezionate. - Carburante – i dipendenti devono aggiungere informazioni specifiche a ogni transazione per il carburante, come veicolo, tipo di carburante, quantità, prezzo unitario e distanza. Puoi decidere quali di questi campi devono essere obbligatori selezionando le relative caselle nel menu.
- Dalla sezione Promemoria email, decidi quando inviare il promemoria email della Scadenza.
- Primo giorno specifico del mese (es. primo lunedì di ogni mese).
- Data specifica del mese (es. 28 di ogni mese).
- Ricorrenza settimanale in un giorno specifico (es. ogni giovedì).
- Decidi quando inviare il promemoria email Pre-scadenza.
- Un giorno specifico prima della scadenza (es. il venerdì prima della scadenza).
- Ricorrenza settimanale in un giorno specifico prima della scadenza (es. ogni domenica prima della scadenza).
- Puoi opzionalmente esentare specifici utenti dai promemoria selezionandoli dal menu a discesa.
- Seleziona Salva.
Effetto delle modifiche alle regole
Qualsiasi modifica apportata si applicherà alle transazioni effettuate dall'inizio del mese solare corrente.
Come disattivare i Promemoria
Puoi usare l'interruttore per disattivare i Promemoria in qualsiasi momento. Questo interromperà immediatamente l'invio di email ai dipendenti con transazioni incomplete.