Qu’est-ce qu’un processus de révision des dépenses sur-mesure ?
Un processus de révision des dépenses sur-mesure vous permet de définir les différentes étapes de la validation d’une dépense du début à la fin.
Vous pouvez créer des processus de validation des dépenses multi-étape en adaptant chaque étape à vos besoins particuliers. Employés, managers et équipe finance ont accès au statut de la dépense en temps réel tout au long de son parcours de validation, pour plus de transparence.
Configurer un processus de révision des dépenses sur-mesure dans Soldo vous permet d’attribuer la bonne dépense au bon approbateur au bon moment pour gagner du temps.
Comment configurer un processus de révision des dépenses sur-mesure ?
Seuls les Super Admins ont le pouvoir de configurer un processus de révision des dépenses sur-mesure.
En tant que Super Admin, vous pouvez configurer un processus de révision des dépenses sur-mesure quand vous vous connectez à Soldo pour la première fois. Si vous avez déjà configuré la révision des dépenses, vous pouvez créer un processus de révision sur-mesure en allant dans « Dépenses » puis dans « Configurer ».
Puis procédez en quatre étapes simples :
Étape 1: Ajoutez les détails
Cela vous permettra d’identifier votre processus de révision des dépenses sur-mesure.
Étape 2: Choisissez les conditions
Sélectionnez les conditions que chaque dépense devra remplir. Si vous en choisissez plusieurs, une dépense devra toutes les remplir afin d’être incluse dans le processus de révision.
Étape 3: Choisissez les étapes
Créez les étapes du parcours de révision d’une dépense.
Étape 4: Vérifiez et validez
Vérifiez que tout est OK puis validez votre nouveau processus de révision des dépenses sur-mesure.
En quoi la création d’un processus de révision des dépenses sur-mesure améliore-t-elle la transparence et le contrôle ?
Avec un processus de révision des dépenses sur-mesure, vous pouvez créer des circuits de validation multi-étape transparents qui vous offrent davantage de contrôle sur les dépenses. Vos employés comme les approbateurs (managers, équipe finance…) peuvent facilement suivre le parcours de chaque dépense avec une visibilité totale sur l’ensemble du parcours. Chacun peut consulter les étapes déjà validées, le statut actuel de la dépense et les prochaines étapes.
Combien d’étapes est-il possible d’ajouter à un processus de révision des dépenses sur-mesure ?
Autant que vous le souhaitez ! Il n’y a pas de limite au nombre d’étapes que vous pouvez ajouter à vos processus de révision des dépenses sur-mesure. Vous pouvez aussi décider que certaines conditions l’emportent sur d’autres pour que la dépense qui les remplit passe par des étapes supplémentaires ou différentes.
Quelles conditions peuvent déterminer si une dépense doit passer par un circuit de validation multi-étape particulier ?
Vous pouvez choisir les conditions qu’une dépense doit remplir afin de passer par un circuit de validation particulier. Parmis les conditions que vous pouvez choisir, il y a :
- les utilisateurs
- la méthode utilisée pour le paiement (carte d’entreprise ou d’utilisateur)
- les portefeuilles (principal, d’entreprise, etc)
- les listes
- le type de dépense
- la catégorie de la dépense
Si vous sélectionnez plusieurs conditions, une dépense devra les remplir toutes afin d’être incluse dans un circuit particulier.
Qui peut valider les dépenses et les faire progresser d’étape en étape dans un processus de révision des dépenses sur-mesure ?
Les dépenses peuvent être approuvées par un utilisateur unique ou un ensemble d’utilisateurs, un manager spécifiquement désigné (avec un rang d’utilisateur dans Soldo) ou une personne d’un rang supérieur (Admin ou Super Admin). Avec ce niveau de flexibilité, vous pouvez adapter vos circuits à votre chaîne de commandement.
Quelles sont les actions possibles à chaque étape pour la personne en charge de contrôler la dépense ?
Les dépenses peuvent être approuvées, partiellement approuvées (jusqu’à un certain montant), ou déclinées à chaque étape du processus de révision. Les dépenses sont ainsi traitées de la manière la mieux adaptée dans un souci d’efficacité de la prise de décision.
Est-il possible d’automatiser certaines étapes remplissant des conditions particulières ?
Tout à fait ! Vous pouvez automatiser certaines étapes de votre processus de révision sur-mesure si celles-ci remplissent des conditions spécifiques, par exemple si le montant dépasse ou ne dépasse pas un certain seuil ou si toutes les informations requises ont bien été fournies.
En cas d’automatisation, trois résultats sont possibles : la dépense est approuvée, partiellement approuvée (jusqu’au montant spécifié dans la politique de dépenses), ou rejetée.
Par exemple, vous pouvez décider que les dépenses ne dépassant pas 20 € passent automatiquement à l’étape suivante si l’employé a bien ajouté son ticket de caisse en pièce jointe.
Est-il possible de désigner plusieurs approbateurs pour la même étape d’un processus de révision des dépenses sur-mesure ?
Oui, vous pouvez désigner plusieurs approbateurs pour une seule et même étape d’un processus de révision des dépenses sur-mesure. Dans ce cas, il suffira qu’une seule des personnes que vous avez désignées comme approbateurs valide la dépense pour que celle-ci puisse passer à l’étape d’après.