Was sind Erinnerungen und wie funktionieren sie?

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Erinnerungen helfen Mitarbeitern, ihre Transaktionen im Blick zu behalten, indem sie automatische E-Mails für fehlende Details erhalten. So können Mitarbeiter ihre Transaktionen rechtzeitig abschließen, ohne dass du sie einzeln hinterherlaufen musst.

Du kannst Transaktionsregeln festlegen, um die erforderlichen Details für jede Transaktion zu definieren. Falls ein Mitarbeiter nicht alle notwendigen Informationen angegeben hat, bleibt die Transaktion unvollständig und er wird weiterhin Erinnerungen erhalten, bis die Informationen aktualisiert wurden. Mitarbeiter können leicht prüfen, was fehlt, indem sie ihre Transaktionen einsehen, sodass sie ihre Ausgaben vor der monatlichen Buchhaltungsfrist abschließen können.

Sobald du Erinnerungen eingerichtet hast, senden wir zwei E-Mails zu unvollständigen Transaktionen: eine vor der Frist und eine am Tag der Frist. Falls die Transaktion mit einer Firmenkarte durchgeführt wurde, werden diese E-Mails an alle Benutzer gesendet, die dieser Karte zugewiesen sind. Du kannst festlegen, wann die Erinnerungen vor der Frist und am Fristtag versendet werden und bestimmte Benutzer von den Erinnerungen ausschließen.

So richtest du Erinnerungen ein

Hinweis: Du musst als Super Admin oder Admin angemeldet sein, um Erinnerungen einzurichten.

1. Wähle im linken Menü Konfigurieren > Erinnerungen.
   
2. Aktiviere den Schalter, um Erinnerungen einzuschalten.
   
3. Wähle Anpassen.
   
4. Entscheide in der Sektion Transaktionsregeln, welche Informationen für jede Transaktion erforderlich sein sollen. Eine Transaktion gilt erst dann als vollständig, wenn alle hier ausgewählten Informationen hinzugefügt wurden.
   Du kannst aus folgenden Optionen wählen:
   
   
• Anhänge – z. B. eine Quittung oder Rechnung.
• Notizen – eine Beschreibung der Transaktion.
• Ausgabenkategorie – erfordert, dass für jede Transaktion eine Kategorie ausgewählt wird.
• Mehrwertsteuersatz – Mitarbeiter müssen für jede Transaktion einen Mehrwertsteuersatz hinzufügen.
• Listen – Mitarbeiter müssen mindestens eine der in der Dropdown-Liste ausgewählten Optionen zu jeder Transaktion hinzufügen.
  Hinweis: Nur Listen, die für alle Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter sichtbar sind, können ausgewählt werden.
• Kraftstoff – Mitarbeiter müssen spezifische Informationen zu jeder Kraftstofftransaktion hinzufügen, wie z. B. Fahrzeug, Kraftstoffart, Menge, Preis pro Einheit und zurückgelegte Distanz. Du kannst festlegen, welche dieser Felder erforderlich sind, indem du die entsprechenden Kontrollkästchen im Menü aktivierst.

5. In der Sektion E-Mail-Erinnerungen legst du fest, wann die E-Mail-Erinnerung für die Frist gesendet werden soll.
   Du kannst aus folgenden Optionen wählen:
   
   
• Erster bestimmter Tag des Monats (z. B. erster Montag jeden Monats).
• Bestimmtes Datum des Monats (z. B. der 28. jedes Monats).
• Wöchentlich wiederkehrend an einem bestimmten Tag (z. B. jeden Donnerstag).

6. Lege fest, wann die E-Mail-Erinnerung vor der Frist gesendet werden soll.
   Du kannst aus folgenden Optionen wählen:
   
   
• Ein bestimmter Tag vor der Frist (z. B. der Freitag vor der Frist).
• Wöchentlich wiederkehrend an einem bestimmten Tag vor der Frist (z. B. jeden Sonntag vor der Frist).

7. Du kannst bestimmte Benutzer von Erinnerungen ausschließen, indem du sie im Dropdown-Menü auswählst.
   
8. Wähle Speichern.
   

Auswirkungen von Regeländerungen

Alle Änderungen, die du vornimmst, gelten für Transaktionen, die ab Beginn des aktuellen Kalendermonats durchgeführt wurden.

So deaktivierst du Erinnerungen

Du kannst den Schalter verwenden, um Erinnerungen jederzeit zu deaktivieren. Dadurch wird das Senden von E-Mails an Mitarbeiter mit unvollständigen Transaktionen sofort gestoppt.